Pedoman Untuk Kebijakan dan Prosedur Penulisan

Kebijakan dan prosedur, atau pedoman yang dirancang untuk merencanakan tujuan jangka panjang, dibuat untuk mengukur konsistensi dalam bisnis. Kebijakan dan prosedur yang ditulis dengan baik tidak hanya membahas apakah bisnis mematuhi pedoman negara bagian dan federal, tetapi juga membahas cara mengoperasikan bisnis, dengan fokus pada pengelolaan risiko dan meningkatkan cara bisnis dijalankan. Secara khusus, kebijakan dan prosedur menstandarkan operasi tertentu untuk kesesuaian ditambah memperjelas komunikasi dengan karyawan.

Fokus

Dalam perencanaan dokumentasi, putuskan fokus. Hindari membuat kebijakan dan prosedur untuk setiap langkah di departemen, seperti cara menjawab telepon. Alih-alih, bekerjalah secara bertahap dan pilih departemen-departemen tersebut dan prosesnya yang paling penting bagi perusahaan, seperti cara melacak inventaris klien. Periksa bahwa proses yang Anda dokumentasikan memiliki prosedur yang dianggap mapan. Prioritaskan setiap proses sesuai dengan signifikansinya dan lanjutkan dengan masing-masing departemen sampai Anda telah mencapai akhir fase ini.

Isi

Dokumentasi yang berhasil harus mencakup teks standar di bagian atas yang menyatakan tujuan dan ruang lingkup proses, identifikasi departemen yang bertanggung jawab dan definisi untuk istilah-istilah utama. Juga diperlukan pengukuran yang menilai hasil dan proses, ditambah referensi ke dokumen lain atau hukum dan peraturan yang berlaku. Juga, sertakan formulir yang relevan dengan proses yang digariskan, seperti formulir inventaris, formulir informasi klien atau dokumen lainnya.

Menghindari Kesalahan

Hindari kesalahan dalam mendokumentasikan kebijakan dan prosedur dengan berpegang pada tujuh C: konteks, konsistensi, kelengkapan, kontrol, kepatuhan, kebenaran, dan kejelasan, sesuai dengan "Panduan untuk Kebijakan dan Prosedur Penulisan." Konteks, atau apa yang terkandung dalam dokumen, harus dengan jelas menggambarkan apa proses itu dan bagaimana melaksanakannya. Konsistensi membantu menciptakan cara standar dalam menulis kebijakan dan prosedur. Dalam hal kelengkapan, kebijakan dan prosedur harus menjelaskan secara logis proses tanpa kesenjangan informasi. Kontrol berarti bahwa Anda harus membuat daftar pengukuran yang memastikan suatu proses sedang dilakukan secara efektif. Masalah kepatuhan, atau pedoman sesuai dengan aturan negara bagian dan federal, harus berkaitan dengan aturan yang relevan untuk mana mereka ditulis. Akhirnya, dokumen harus benar secara tata bahasa dan ringkas.

Perbaikan

Anda dapat menghemat uang dan meningkatkan produktivitas dengan membuat kebijakan dan prosedur untuk perbaikan berkelanjutan. Dokumentasi yang ketinggalan zaman menghambat kemampuan Anda untuk mengatasi masalah. Secara rutin membandingkan dokumentasi dengan proses saat ini dan memperbarui dokumentasi sesuai dengan perubahan dinamis.