Deskripsi Akun Buku Besar Umum

Buku besar adalah daftar yang terdiri dari akun. Deskripsi akun ini sangat membantu dalam memahami buku besar umum dan menavigasi itu. Pertimbangkan deskripsi sebagai petunjuk bermanfaat untuk membuat informasi akuntansi ramah pengguna. Tanpa deskripsi, menemukan data tertentu akan menjadi mimpi buruk - Anda akan memiliki kode atau sesuatu seperti "AA22" dan tidak ada yang akan tahu apa artinya, menciptakan kebingungan, yang mengarah ke proses akuntansi yang sangat tidak efektif dan tidak efisien.

Makna

Signifikansi utama dari deskripsi akun buku besar adalah untuk memperjelas isi setiap akun, yang mencerminkan sifat dari masing-masing akun. Seorang pengguna dapat memindai sistem atau laporan, dan memiliki petunjuk tentang apa yang masing-masing berisi akun. Misalnya, jika suatu bisnis memiliki dua rekening giro, "Bank A" dan "Bank B, " masuk akal jika deskripsi berbunyi: "Uang Tunai - Bank A" dan Uang Tunai - Bank B. "Saat Anda melihat transaksi di bawah Tunai - Bank A, Anda tahu bahwa itu mengandung transaksi di Bank A, membuat analisis akun dan penelitian mudah.

fitur

Deskripsi akun harus difokuskan. Deskripsi dapat berupa "Biaya sewa" jika bisnis membayar sewa kepada satu pemilik. Jika perusahaan membayar sewa ke lebih dari satu tempat menggunakan dua akun yang berbeda, maka masuk akal untuk memiliki dua deskripsi di setiap akun, seperti "Biaya sewa - Los Angeles" dan "Biaya sewa - San Francisco".

Deskripsi akuntansi berbeda. Tidak masuk akal memiliki banyak akun dengan nama yang sama dan tidak ada yang membedakannya. Jika semua akun pengeluaran Anda disebut "pengeluaran" dan tidak ada yang lain, menjadi sulit untuk menemukan sesuatu yang spesifik, seperti biaya gaji atau biaya persediaan.

Pertimbangan

Jangan membuat deskripsi akuntansi panjang atau berbelit-belit. Tetap sederhana dan dengan sesedikit mungkin kata. Hindari menggunakan kata kerja atau terlalu jelas. Misalnya, hindari jenis deskripsi ini: "Dapat diterima dari Tn. X dari pekerjaan sekolah pada 3-21-10 - dibayar sebagian pada hari kerja." Di sebagian besar sistem akuntansi, Anda dapat menambahkan detail pekerjaan atau situasi di bawah informasi klien atau informasi pekerjaan, bukan di bawah deskripsi akun. Sebagai gantinya, Anda dapat memiliki uraian tentang piutang ini hanya sebagai "Tn. X".

Saat mengembangkan deskripsi akun baru, pertimbangkan klasifikasinya. Misalnya, jika akun merupakan liabilitas, hindari menggambarkannya sebagai pengeluaran atau pendapatan. Tetap pada klasifikasi akun atau Anda akan membuat kebingungan.

Membakukan

Buat cara standar untuk menulis deskripsi dan beri waktu setiap perubahan yang Anda lakukan pada akun yang ada. Misalnya, semua uraian Anda dapat dimulai dengan huruf kapital dan sisanya tidak dikapitalisasi. Hindari huruf besar semua huruf dalam semua akun karena itu membuat sulit dibaca. Berita baiknya adalah sebagian besar program akuntansi memungkinkan Anda mengubah deskripsi akun dengan mudah.

Pengaturan waktu

Saat mengubah uraian akun yang ada, ketahuilah bahwa laporan yang berjalan sebelum perubahan akan berisi uraian akun lama dan yang dapat membuat kebingungan. Misalnya, Anda dapat memiliki akun yang bernama "Persediaan kantor" yang diubah menjadi "Persediaan." Orang akan bertanya-tanya apakah itu akun yang sama atau akun lain. Lebih baik mengubah akun yang ada di awal tahun untuk meminimalkan kesalahpahaman.