Pertanyaan yang Bagus untuk Ditanyakan di Wawancara Asisten Eksekutif

Asisten eksekutif yang tepat dapat menjadi aset yang sangat berharga bagi profesional yang sibuk. Seseorang di posisi ini biasanya mengatur jadwal, berfungsi sebagai penjaga gerbang di telepon dan secara langsung dan membantu mengelola dewan dan kelompok sukarelawan. Seorang asisten eksekutif juga membutuhkan waktu beberapa menit pada rapat, mengawasi korespondensi dan presentasi perusahaan dan menangani tugas-tugas administrasi. Menemukan orang yang tepat untuk pekerjaan ini adalah tugas penting. Mengajukan pertanyaan yang tepat selama wawancara akan membantu menentukan apakah seorang eksekutif dan asisten potensial akan cocok.

Karakterisasi Kepribadian

Tanyakan kepada kandidat pekerjaan bagaimana dia akan mengkarakterisasi kepribadiannya. Apakah dia keluar dan mampu memikul tanggung jawab dan mengambil alih situasi, atau dia pemalu dan pendiam? Pertanyaan ini akan membantu Anda memahami jika kandidat adalah go-getter yang akan menjadi yang teratas dalam setiap situasi, atau individu yang pendiam namun efektif yang lebih baik dalam mengikuti arahan tertentu.

Kemampuan berkomunikasi

Asisten eksekutif harus mengelola orang lain atas nama bos mereka. Ini mungkin berarti memalingkan karyawan yang marah, berurusan dengan pelanggan yang marah atau mengajukan keluhan dari vendor. Tanyakan prospek pekerjaan bagaimana mereka menangani orang yang sulit. Apakah mereka menjadi marah sendiri, atau apakah mereka memiliki kemampuan untuk meredakan situasi dengan tenang? Pertanyaan ini akan membantu Anda menilai bagaimana asisten eksekutif potensial akan berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan Telepon

Asisten eksekutif biasanya melakukan panggilan telepon untuk bos mereka. Tanyakan kepada calon pekerja seberapa nyaman mereka dengan sistem telepon dan pesan suara multi-line, mengatur panggilan konferensi dan mentransfer antar departemen. Ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang kemampuan teknis kandidat.

Organisasi

Minta semua prospek untuk menentukan proses organisasi mereka. Apakah mereka membuat daftar dan bekerja dari item prioritas tertinggi ke terendah? Bagaimana mereka mengatur sistem pengarsipan, file komputer dan dokumen? Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini akan memberi Anda ide yang lebih baik tidak hanya tentang keterampilan calon pekerja potensial, tetapi juga proses mental yang digunakan untuk menciptakan sistem organisasinya.

Savvy Komputer

Asisten eksekutif saat ini harus sangat melek komputer agar efektif dalam perannya. Daripada menanyakan kandidat apakah mereka memiliki keterampilan komputer yang baik, minta mereka untuk mendefinisikan pengetahuan komputer spesifik mereka, termasuk sistem operasi, program, aplikasi dan pengetahuan serta penggunaan alat media sosial.

Tugas Biasa

Tanyakan kepada calon pekerja bagaimana perasaan mereka tentang melakukan tugas-tugas duniawi. Asisten eksekutif sering diminta untuk menerima pesanan makan siang, mengantar kopi, mengambil dan mengirim barang, memilih hadiah perusahaan, mengatur perjalanan, dan menulis catatan terima kasih. Tanyakan calon kandidat apakah ada dari ini atau tugas-tugas lain yang berlaku dapat diterima oleh mereka sebagai bagian dari deskripsi pekerjaan mereka.

Masa lalu dan masa kini

Tanyakan mengapa orang yang diwawancarai meninggalkan pekerjaannya sebelumnya dan mengapa dia tertarik pada posisi saat ini. Ini akan membantu Anda memahami faktor-faktor apa yang menyebabkan dia meninggalkan pekerjaan sebelumnya serta mendapatkan wawasan tentang apa yang dia sukai dari perusahaan Anda.