Keterampilan Front Office Vs. Keterampilan Kembali Kantor

Menjalankan bisnis kecil yang sukses membutuhkan upaya setiap karyawan, terlepas dari apakah setiap karyawan benar-benar berhubungan langsung dengan pelanggan dan klien atau tetap tidak terlihat dari pandangan publik. Bahkan, kelompok tugas yang terjadi dalam interaksi langsung dengan klien dan kelompok tugas lain yang terjadi tanpa interaksi klien dikenal sebagai front office versus tanggung jawab back office. Meskipun Anda mungkin tidak menyebut tugas-tugas ini sebagai front office versus back office, kenyataannya adalah sebagian besar perusahaan memiliki dua tipe karyawan berbeda. Memahami apa yang merupakan pekerjaan front office dan bagaimana tugas back office ditangani dapat membantu Anda merekrut orang-orang yang memiliki keterampilan yang diperlukan untuk unggul dalam tugas-tugas ini.

Deskripsi Pekerjaan Front Office

Ketika mencoba untuk membedakan antara front office vs back office, hal yang paling penting untuk dipahami adalah bahwa tugas karyawan front office adalah berurusan langsung dengan klien dan pelanggan untuk menghasilkan penjualan. Dengan kata lain, pekerja front office membantu memasarkan produk dan layanan Anda, menangani permintaan klien, mengembangkan hubungan dengan calon klien dan menumbuhkan pandangan positif tentang bisnis Anda. Mempekerjakan orang yang tepat untuk berurusan dengan klien dapat sangat membantu membangun reputasi perusahaan Anda. Beberapa contoh pekerjaan front office termasuk resepsionis, kasir, perwakilan penjualan dan perwakilan layanan pelanggan.

Deskripsi Pekerjaan Back Office

Karyawan di kantor belakang memiliki tujuan yang berbeda dari mereka yang memiliki tugas di kantor depan. Karyawan yang memikul tanggung jawab di kantor sering melakukan tugas administratif, hukum, dan dukungan yang membuat tempat kerja Anda tetap berjalan. Tugas-tugas ini dapat termasuk membuat kontrak kerja; pembukuan; akuntansi; pemrosesan penggajian; memastikan kepatuhan dengan pajak lokal, negara bagian, dan federal; memastikan kepatuhan dengan hukum perburuhan dan keselamatan; menangani kompensasi pekerja; melakukan pemeriksaan latar belakang; menangani hutang dan piutang; dan memproses klaim manfaat. Contoh pekerjaan back office termasuk petugas entri data, pengolah klaim, akuntan, eksekutif sumber daya manusia dan penasihat hukum.

Keterampilan Front Office

Karyawan front office berhubungan langsung dengan klien, sehingga mereka harus memiliki keterampilan interpersonal yang luar biasa, dan juga harus pandai berbicara. Karena komunikasi yang efektif sangat penting dalam pekerjaan front office, karyawan yang memilih jalur karier ini juga harus memiliki keterampilan mendengarkan aktif yang baik untuk memastikan mereka memahami keinginan dan kebutuhan pelanggan. Keahlian front office penting lainnya adalah kemampuan untuk memproyeksikan kepribadian yang ramah, kesabaran, teknik bertanya yang kuat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan keterampilan manajemen konflik untuk meredakan situasi di mana pelanggan tidak bahagia.

Keterampilan Kembali Kantor

Keterampilan back office bervariasi, tergantung pada jenis posisi yang dimiliki. Meskipun karyawan kantor tidak berurusan langsung dengan pelanggan, mereka sering berurusan dengan vendor dan pemasok di telepon atau melalui email dan korespondensi tertulis. Oleh karena itu, salah satu keterampilan back office yang paling penting adalah komunikasi lisan dan tertulis yang efektif. Beberapa karyawan kantor belakang berurusan dengan penggajian, lembar waktu dan akuntansi, jadi untuk posisi itu, fasilitas dengan angka dan matematika sangat penting. Kemampuan untuk berorganisasi adalah keterampilan lain yang diperlukan, terutama untuk pekerja kantor belakang yang menangani tugas-tugas administrasi dan hukum. Kemampuan untuk mengarsipkan dokumen-dokumen penting dengan benar dan untuk memastikan bahwa dokumen diserahkan tepat waktu sering membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan back office.

Sementara keterampilan komputer dasar sangat penting untuk pekerja kantor depan dan belakang, tingkat keterampilan ini bervariasi. Karyawan front office mungkin hanya membutuhkan keterampilan komputer yang cukup untuk menjadwalkan janji temu atau memesan, sementara karyawan back office harus memahami lebih banyak program komputer, tergantung pada jabatannya. Misalnya, administrator jaringan harus memiliki pengetahuan komputer canggih untuk menginstal dan memelihara komputer, sementara pekerja kantor lainnya mungkin perlu memahami pemrosesan kata, sistem buku besar, dan program lain yang terkait dengan pekerjaan spesifik mereka.