Operasi Front Office & Hubungannya dengan Siklus Tamu

Kualitas pengalaman tamu tergantung pada kualitas operasi front office dan proses yang dilakukan untuk menangani kebutuhan tamu. Setiap anggota staf berinteraksi dengan tamu di suatu saat selama masa tinggalnya dan berperan penting dalam membentuk hubungan yang ramah dan saling percaya. Apakah tamu menginap sehari atau seminggu, staf operasi kantor depan sangat penting untuk pengalaman tamu yang sukses.

Pemesanan

Membuat reservasi untuk tamu adalah fungsi dari operasi front office. Meskipun tamu dapat melakukan reservasi online, reservasi harus dipantau, diverifikasi, dan sering diubah atas permintaan tamu. Hotel menawarkan layanan pribadi yang membutuhkan agen reservasi untuk mendokumentasikan permintaan khusus, seperti preferensi bantal, perlengkapan bayi, handuk ekstra, dan lainnya. Permintaan check-in awal atau terlambat checkout sering memengaruhi housekeeping dan pergantian kamar. Kantor depan juga harus mengomunikasikan permintaan khusus ke departemen lain.

Mendaftar

Setelah tamu tiba, staf meja depan meninjau informasi reservasi mereka untuk akurasi. Setiap staf harus terlatih dengan baik dalam sistem meja depan, tarif, jenis akomodasi, dan cara menangani permintaan khusus. Kadang-kadang, kamar perlu dipindahkan atau peralatan tambahan, bantal atau fasilitas lainnya disediakan. Bagaimana permintaan ini ditangani dan masalah diselesaikan menetapkan nada untuk sisa tinggal dan interaksi di masa depan dengan meja depan.

Layanan Pramutamu

Hotel resor, hotel tujuan, atau yang berada di kota besar atau area rekreasi sering memiliki layanan pramutamu seperti membuat reservasi restoran, menyarankan kegiatan untuk keluarga, memesan tur, dan memberikan informasi tentang daerah tersebut. Layanan pramutamu adalah bagian pemasaran, hubungan masyarakat, dan layanan pelanggan. Pramutamu yang terinformasi dengan baik dapat dengan cepat menyarankan kegiatan atau restoran yang meningkatkan pengalaman menginap tamu dan keseluruhan pengalaman tamu.

Periksa

Para tamu mengharapkan pemeriksaan cepat dengan penagihan yang akurat. Checkout adalah pengalaman terakhir para tamu dengan operasi front office dan akhir dari siklus tamu. Meskipun banyak hotel mencetak tagihan terakhir dan menyelipkannya di bawah pintu ruang tamu jauh sebelum fajar, para tamu masih merasa lebih nyaman membuat perhentian terakhir di meja depan untuk memastikan semuanya beres. Layanan yang cepat dan ramah membuat tamu merasa nyaman dengan masa inapnya dan mungkin mendorongnya untuk kembali ketika perjalanan membawanya kembali ke daerah tersebut.