Etiket Faks

Mengirim materi bisnis melalui faks telah menjadi sebagian besar terkomputerisasi, meskipun aturan etiket komunikasi bisnis masih berlaku. Ini untuk memastikan presentasi profesional dan bahwa faks Anda sampai ke penerima yang dituju dan informasi rahasia dirahasiakan. Etiket faks juga membantu menetapkan aturan dan pedoman internal untuk membantu merampingkan proses pengiriman faks.

Pengidentifikasi Faks Keluar

Baik mengirim faks secara elektronik atau dengan mesin faks, setiap faks harus selalu disertai dengan informasi identitas. Ini harus mencakup nama dan logo perusahaan Anda, informasi kontak dan nama orang yang mengirim faks. Juga termasuk tanggal pengiriman faks, sifat dan ukuran lampiran serta catatan yang menunjukkan alasan faks tersebut.

Tanpa Spam

Jangan menggunakan mesin faks Anda untuk mengirim spam atau iklan yang tidak diminta - itu hanya akan membuat pelanggan Anda jengkel. Batasi faks untuk informasi yang diminta dan pembaruan berita sesekali, dan biarkan faks yang tidak ditanyakan tetap singkat - paling banyak satu atau dua halaman. Demikian juga, lindungi nomor faks Anda agar Anda tidak terkena spam. Ini dapat mengikat mesin Anda dan membuang kertas dan tinta. Hanya berikan nomor faks Anda sesuai kebutuhan dan jangan gunakan faks pribadi oleh karyawan.

Lindungi Informasi Rahasia

Jangan mengarahkan ketika orang lain mengirim faks, dan ketika Anda melihat faks baru di baki, keluarkan, balikkan, masukkan ke kotak masuk penerima atau kirim secara pribadi. Ini akan membantu menjaga kerahasiaan informasi pribadi. Prioritaskan penggunaan mesin faks jika perlu untuk memastikan bahwa kebutuhan pengiriman dan penerimaan segera dicakup terlebih dahulu.

Mengatur Faks

Jika memungkinkan, percayakan faks masuk dan keluar ke asisten administrasi yang dapat memprioritaskan kebutuhan faks dan memastikan dokumen-dokumen masuk ke tempat tujuan. Ini menghilangkan kebutuhan bagi staf untuk mengantri untuk faks, secara teratur memeriksa mesin atau joki untuk posisi. Memiliki satu orang yang bertanggung jawab untuk tugas ini dapat merampingkan operasi dan membuat faks lebih efisien.

When Not to Fax

Ingatlah bahwa faks memiliki potensi untuk dilihat oleh lebih banyak orang daripada yang memiliki nama pada lembar sampul. Jangan mengirim faks informasi pribadi, seperti catatan personel atau data keuangan perusahaan yang dapat berpotensi merusak di tangan yang salah. Pertimbangkan pengiriman semalam atau bahkan surat siput untuk jenis data ini.