Cara Menulis Surat Menurun untuk Mengembalikan Uang

Tidak ada pemilik usaha kecil yang suka memiliki pelanggan yang tidak bahagia, tetapi tidak selalu mungkin untuk menyelesaikan masalah yang menguntungkan pelanggan. Jika klien meminta pengembalian uang untuk produk atau layanan Anda, Anda perlu meninjau semua informasi yang tersedia dan menentukan apakah keadaan memerlukan pengembalian uang. Jika Anda memutuskan untuk tidak mengeluarkan pengembalian uang, beri tahu pelanggan segera dengan mengiriminya surat penolakan yang sopan tapi tegas, jelaskan alasan Anda untuk menolak permintaan pengembalian dana.

Gunakan Alat Tulis Profesional dan Salam

Gunakan kop surat perusahaan dan ikuti format surat bisnis standar saat menulis surat Anda. Sertakan tanggal dan nama lengkap serta alamat pelanggan, serta baris subjek singkat - "Subjek: Permintaan pengembalian dana Anda 10 Mei, " misalnya. Buka dengan salam resmi seperti "Dear Ms. Smith:" untuk mengatur nada.

Tulis dengan Nada yang Tegas dan Sopan

Gunakan bahasa yang tegas tapi sopan. Dalam beberapa kalimat pertama Anda, akui permintaan pengembalian dana dan jelaskan secara singkat langkah-langkah yang Anda ambil untuk meneliti keadaan dan sampai pada keputusan Anda. Perkuat kasus Anda dengan frasa seperti, "Saya secara pribadi telah melihat situasi di sekitar permintaan Anda" atau, "Saya berbicara dengan manajer kami setelah kami meninjau persyaratan kontrak Anda.".

Ambil Sikap Apologis

Nyatakan penyesalan yang sopan, tetapi nyatakan dengan jelas bahwa Anda menolak permintaan dan memberikan alasannya di paragraf utama Anda. Kutip kebijakan perusahaan tertentu untuk membenarkan keputusan Anda jika memungkinkan.

Contoh

Jika pelanggan meminta pengembalian uang untuk arloji yang baru dibeli, surat Anda mungkin berbunyi:

"Kami minta maaf Anda tidak puas dengan arloji baru Anda, tetapi kami telah memutuskan untuk tidak mengeluarkan pengembalian dana. Kebijakan produsen dengan jelas menyatakan bahwa arloji itu tidak tahan air dan tidak boleh dikenakan di bawah air. Anda mengindikasikan Anda mengenakan arloji saat berenang, yang membatalkan garansi. "

Dalam kasus lain, Anda dapat menjelaskan keputusan Anda dengan menunjukkan bahwa periode pengembalian uang yang dijamin perusahaan telah kedaluwarsa, atau dengan mengingatkan pelanggan bahwa barang itu dijual di bawah kontrak yang menyatakan "sebagaimana kondisinya - tidak ada pengembalian uang atau pengembalian."

Perkuat Bahwa Anda Menghargai Pelanggan

Sertakan pernyataan singkat dalam paragraf penutup Anda bahwa Anda menghargai perlindungan pelanggan. Jika Anda takut mengasingkan pelanggan jangka panjang atau bernilai, pertimbangkan untuk menawarkan sesuatu yang nilainya lebih rendah daripada pengembalian uang.

Contoh

Pertimbangkan frasa seperti:

"Meskipun kami tidak dapat memberikan pengembalian uang saat ini, kami menghargai bisnis Anda dan ingin menawarkan diskon 15 persen untuk pembelian Anda berikutnya."

Pilihan lain adalah menawarkan kredit yang dapat digunakan untuk pembelian di masa depan. Penghiburan ini dapat melunakkan pukulan penolakan pengembalian dana. Tutup surat dengan blok tanda tangan bisnis formal Anda, termasuk tanda tangan tulisan tangan Anda.

Mengoreksi Surat Sebelum Mengirim

Periksa ulang surat Anda dengan seksama. Perbaiki kesalahan ketik atau tata bahasa, cetak salinan bersih dan tandatangani kembali. Untuk pelanggan yang sangat berharga, atau dalam hal permintaan pengembalian dana yang cukup besar, pertimbangkan untuk meminta pemilik atau manajer senior lain meninjau surat Anda sebelum mengirimnya.