Faktor Peningkatan Proses yang Sukses

Faktor-faktor peningkatan proses yang sukses bervariasi menurut perusahaan dan jenis proses. Sementara satu perusahaan prihatin dengan mengurangi keluhan pelanggan, yang lain mungkin perlu meningkatkan produksi atau menghilangkan limbah dan pengerjaan ulang. Terlepas dari hasil akhirnya, semua inisiatif peningkatan proses yang berhasil berbagi elemen umum tertentu.

Komitmen Manajemen

Proyek peningkatan proses membutuhkan kepemimpinan dan dukungan dari tingkat tertinggi organisasi. Sementara CEO atau anggota tim eksekutif mungkin tidak berpartisipasi dalam tim implementasi perbaikan, mereka bertindak sebagai pemandu sorak dan mentor bagi mereka yang bekerja di berbagai bagian proses perbaikan. Mereka juga mengendalikan keuangan dan ketersediaan staf. Mereka dapat menunjukkan komitmen mereka dengan mengarahkan proses dari atas, menjadikan proses tersebut prioritas, mendorong tim, dan menunjukkan penghargaan.

Subjek Pakar Ahli (UKM)

Sementara manajemen perlu menunjukkan komitmen, prakarsa peningkatan proses akan gagal jika manajemen mencoba melakukan perbaikan dalam pertemuan tertutup tanpa masukan dari para ahli masalah - pengawas dan karyawan yang benar-benar melakukan pekerjaan. Tim peningkatan proses yang sukses terdiri dari karyawan yang paling dekat dengan proses. Sementara manajer mungkin memiliki pengetahuan tentang proses, mereka mungkin tidak memiliki pengalaman sehari-hari, tangan pertama dalam bekerja di jalur produksi atau menyelesaikan keluhan pelanggan. Tim harus menyertakan karyawan dari shift atau departemen berbeda yang dipengaruhi atau berkontribusi pada proses.

Waktu dan Sumber Daya

Inisiatif peningkatan proses mengambil waktu dan sumber daya dari operasi sehari-hari. Anggota tim harus menyulap tanggung jawab pekerjaan reguler dengan tugas tim proses. Hal ini dapat menyebabkan stres, kesalahpahaman dan rekan kerja yang tidak bahagia yang harus mengambil pekerjaan tambahan. Manajer mungkin perlu mengubah jadwal kerja untuk memungkinkan anggota tim meluangkan waktu untuk memproses tugas perbaikan. Ini bisa termasuk menugaskan beberapa tanggung jawab kepada rekan kerja atau membawa karyawan sementara. Tim juga mungkin memerlukan perangkat lunak tambahan, komputer atau sumber daya dan peralatan lainnya untuk mengumpulkan dan menganalisis data dan mengukur peningkatan proses.

Sasaran dan Pengukuran

Tanpa tujuan dan pengukuran yang jelas, sulit untuk mengetahui apakah suatu proyek benar-benar berhasil. Tujuan harus spesifik. Mengurangi keluhan pelanggan adalah tujuan yang layak, tetapi ukuran keberhasilan yang dapat diterima dapat bervariasi. Tim manajemen dapat meminta tingkat kepuasan pelanggan 100 persen, sementara agen layanan pelanggan percaya tujuan 95 persen itu realistis. Pelanggan, karyawan, dan manajemen dapat memiliki tujuan terpisah untuk satu proyek. Sasaran yang mengindikasikan keberhasilan peningkatan proses dan standar pengukuran menjaga proyek tetap pada jalurnya dan membantu anggota tim melakukan penyesuaian.