Contoh Masalah Komunikasi di Tempat Kerja

Masalah komunikasi di tempat kerja dapat berdampak negatif pada moral, produktivitas, dan hubungan kerja antardepartemen. Ketika dibiarkan tidak terkendali, masalah komunikasi yang sedang berlangsung berpotensi memotong laba, meningkatkan pergantian dan menyebabkan kesalahan yang berdampak negatif terhadap citra publik perusahaan. Mengenali dan menangani masalah-masalah umum dapat memperbaiki masalah sebelum mereka lepas kendali. Perhatikan masalah komunikasi di tempat kerja yang umum dan selesaikan dengan cepat.

Kegagalan Berkomunikasi Sepenuhnya

Di tempat kerja yang didominasi oleh balasan cepat melalui teks dan email, detail dapat hilang, diabaikan atau disalahpahami. Menjawab "ya" untuk serangkaian pertanyaan dalam email tidak jelas. Menanggapi "OK" ketika ditanya apakah Anda dapat meninjau dokumen tidak menjawab pertanyaan di mana dokumen itu berada, jenis ulasan apa yang diminta, atau kapan suntingan perlu dikembalikan.

Solusi: Buat permintaan email jelas dan terperinci dan buat respons lengkap dan komprehensif. Sebelum Anda menekan Kirim, tanyakan pada diri sendiri:

• Apakah saya menjawab setiap pertanyaan secara penuh?

• Apakah penerima akan memiliki pertanyaan luar biasa setelah membaca email saya?

Dengan asumsi Seseorang Memiliki Bola

Ketika Anda menjadi bagian dari sesi brainstorming grup, email grup, atau proyek grup, selalu ada potensi untuk menganggap orang lain memiliki tugas yang dibahas. Ketika semua orang berasumsi orang lain sedang menangani sesuatu, bola pasti akan jatuh, yang mengarah ke jari-jari, menyalahkan dan melewati tenggat waktu.

Solusi: Dalam dinamika kelompok apa pun, harus ada orang yang tepat untuk menetapkan dan memperjelas peran di akhir diskusi atau debat. Email grup yang mengklarifikasi siapa yang melakukan apa dan kapan mempersingkat inisiatif kelompok.

Gagal Mengedit Diri

Pengeditan diri adalah teknik bisnis yang baik untuk belajar baik dalam bentuk tertulis maupun verbal. Kegagalan untuk mempertimbangkan apa yang akan Anda tulis atau katakan dapat menyebabkan gangguan dalam komunikasi, baik karena Anda tidak sepenuhnya mengartikulasikan pikiran Anda atau karena Anda bereaksi tanpa berpikir, yang mengarah pada perasaan sakit hati dan kesalahpahaman.

Solusi: Sebelum Anda menekan Kirim, periksa konten, ejaan, tata bahasa, dan validitas. Kemudian, periksa nada Anda untuk memastikan penerima tidak salah mengartikan kata-kata Anda. Saat berbicara di lingkungan yang panas, pilih kata-kata Anda dengan hati-hati dan jalankan melalui filter mental Anda setidaknya sekali sebelum mengucapkannya dengan keras.

Tidak siap

Jika Anda terlambat untuk rapat atau mendekati tenggat waktu dan Anda tidak siap, Anda mungkin tergoda untuk melakukannya. Ketika Anda tidak siap, kesalahan, kesalahpahaman, dan bahkan penyesatan proyek atau tugas dapat terjadi.

Solusi : Terorganisir dan siap. Jika tidak, lebih baik mengakui bahwa Anda membutuhkan lebih banyak waktu daripada melemparkan ide ke dinding dan berharap itu melekat.

Menggunakan Alat Komunikasi yang Salah

Ada saat-saat ketika sebuah email sesuai dan kadang-kadang ketika panggilan telepon atau pertemuan langsung lebih cocok. Salah menilai situasi dan memilih alat yang salah dapat menyebabkan gangguan dalam komunikasi dan menciptakan kebingungan, kesalahpahaman dan melukai perasaan.

Solusi: Jika Anda bertukar informasi tidak sensitif setiap hari, email baik-baik saja. Jika Anda mencoba mengurai situasi yang sulit dengan informasi yang salah, panggilan telepon atau sesi Skype memungkinkan pertukaran bolak-balik yang lebih efektif. Jika Anda menyampaikan berita buruk atau mengalami debat yang serius atau kontroversial, pendekatan langsung adalah pilihan terbaik. Ini memungkinkan Anda membaca bahasa tubuh, mengukur temperamen, dan melakukan kontak pribadi.

Berbagi berlebihan

Terkadang kita terlalu banyak berbagi ketika kita berbicara sebelum berpikir. Di lain waktu, kami bergosip dan bertukar informasi yang tidak pantas. Terkadang kecerobohan menghasilkan pemborosan atau merilis informasi pribadi atau sensitif - pikirkan sebuah skenario di mana Anda secara tidak sengaja menekan "balas semua" atau "maju" dalam percakapan email di mana Anda dan kolega berbicara dalam istilah yang merendahkan tentang seorang pelanggan.

Solusi: Tekankan perlunya kerahasiaan di tempat kerja, selenggarakan rapat sensitif di balik pintu tertutup, jangan memasukkan informasi yang sangat rahasia atau sensitif di email, dan hentikan gosip di jalurnya.

Komunikasi yang efisien dan efektif dimulai dari atas ke bawah. Jika Anda belum memiliki kebijakan komunikasi praktik terbaik, buatlah dan gunakan untuk orientasi dan acara pelatihan staf. Juga, pertimbangkan bahwa kadang-kadang masalah yang muncul akibat komunikasi yang buruk dapat berupa praktik bisnis yang tidak efektif, organisasi yang buruk, atau keterampilan manajemen waktu yang loyo. Sebelum menyalahkan masalah komunikasi, kaji penyebab lain dari gangguan dalam operasi yang efektif.