Penggunaan Email yang Efektif

Menggunakan email biasanya lebih nyaman daripada menggunakan cara komunikasi yang lebih formal, tetapi banyak yang tidak yakin bagaimana menggunakannya secara efektif. Jika Anda tidak nyaman menggunakan email, membiasakan diri dengan dasar-dasar memiliki potensi untuk menghemat banyak waktu dan energi untuk komunikasi Anda dengan orang lain.

Menulis Email

Saat menggunakan email, Anda perlu tahu cara menulis pesan secara efektif. Mulailah dengan membuat baris subjek yang informatif dan menarik. Banyak orang tidak membaca email mereka karena kekurangan waktu. Banyak email yang dihapus dipilih untuk dihapus berdasarkan baris subjek mereka. Setelah Anda menulis baris subjek, fokuslah untuk menulis pesan yang singkat dan jelas. Meskipun Anda harus menggunakan ejaan dan tanda baca dengan benar, ini bukan surat bisnis formal yang memerlukan semua formalitas yang sama.

Manajemen waktu

Ketika berbicara tentang menggunakan email, Anda harus berhati-hati dalam menghabiskan waktu. Jika Anda tidak hati-hati, mudah membuang banyak waktu berurusan dengan email. Biasanya, yang paling efektif adalah mencurahkan waktu tertentu untuk memeriksa email Anda dan menanganinya. Jika Anda memiliki sistem pemberitahuan email yang diatur, Anda mungkin akan terus-menerus memeriksa email dan meresponsnya. Jika Anda mencurahkan waktu tertentu untuk memeriksa email Anda, Anda biasanya akan melakukannya dengan cara yang jauh lebih efisien.

Pengorganisasian

Setelah Anda mulai menggunakan email, pesan-pesan itu bisa mulai datang dengan cepat. Ketika ini terjadi, biasanya memungkinkan untuk membangun pesan di kotak masuk Anda. Biasanya, solusi yang lebih baik adalah mengatur pesan Anda sehingga kotak masuk Anda lebih efisien. Siapkan folder untuk grup email tertentu. Hapus pesan yang tidak Anda butuhkan. Jika Anda membiarkan pesan menumpuk di kotak masuk Anda, Anda mungkin mengabaikan beberapa pesan penting di sepanjang jalan.

Menanggapi Email

Ketika Anda menerima email dan memerlukan respons, penting untuk merespons secara profesional. Cobalah untuk merespons dalam waktu yang wajar. Hanya menanggapi email yang perlu mendapat respons khusus. Saat Anda merespons, jangan balas semua dalam sebagian besar situasi. Sebaliknya, balas orang yang mengirimi Anda pesan. Selain itu, cobalah untuk menahan godaan untuk sering meneruskan email ke semua orang di daftar kontak Anda.