Manajemen Proyek yang Efektif dalam Organisasi Bisnis Kecil

Manajemen proyek yang efektif dalam bisnis kecil berarti mencapai sasaran proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, walaupun memiliki sumber daya lebih sedikit daripada organisasi besar. Ini melibatkan mengidentifikasi metode manajemen proyek mana yang dapat Anda terapkan untuk tujuan proyek lebih lanjut dan yang tidak menambah nilai dalam lingkungan bisnis kecil yang kurang terstruktur. Alat yang menyederhanakan kolaborasi dan mendorong berbagi informasi berguna, sementara prosedur yang membutuhkan struktur kaku dan uraian tugas terperinci tidak berfungsi dengan baik di organisasi yang lebih kecil. Kombinasi pelaporan berkualitas tinggi dan organisasi yang fleksibel adalah yang paling efektif.

Susunan acara

Proyek memiliki kerangka waktu yang terbatas. Manajemen proyek yang efektif memastikan penyelesaian tugas individu dan seluruh proyek sesuai jadwal. Perangkat lunak yang menghasilkan Teknik Evaluasi dan Tinjauan Proyek, atau bagan PERT, dan bagan Gantt memungkinkan Anda melacak kemajuan pekerjaan. Struktur Rincian Pekerjaan dalam program ini memungkinkan Anda membagi setiap bagian pekerjaan menjadi tindakan terpisah yang dapat Anda evaluasi untuk tingkat penyelesaiannya, sementara grafik PERT atau Gantt memungkinkan Anda menentukan kemajuan. Program-program tersebut seringkali dirancang untuk mengakomodasi bahkan proyek-proyek terbesar, tetapi juga diturunkan untuk bekerja pada proyek-proyek usaha kecil.

Biaya

Pelacakan biaya sangat penting untuk proyek bisnis kecil, karena bisnis sering memiliki sumber daya keuangan yang terbatas. Perangkat lunak penjadwalan dapat mencakup fungsi biaya, tetapi untuk usaha kecil dapat lebih transparan dan efektif untuk melacak biaya melalui anggaran tradisional. Anggaran menunjukkan item biaya utama dan kolom untuk perkiraan biaya, biaya pembelian dan biaya dibayar. Kolom biaya pembelian adalah sinyal peringatan dini yang memungkinkan Anda untuk bereaksi dan menegosiasikan kembali pesanan pembelian jika ada perbedaan besar. Ketika proyek berlangsung dan lebih banyak kolom terisi dengan angka-angka yang cocok, Anda dapat melihat bahwa proyek berada di jalurnya.

Kontrol

Penjadwalan dan fungsi pelacakan biaya memungkinkan Anda menentukan kapan suatu proyek terlambat atau melebihi anggaran setelah fakta. Untuk manajemen proyek yang efektif, Anda perlu kontrol yang mencegah perbedaan utama. Untuk biaya, fungsi kontrol adalah membatasi otoritas pengeluaran. Jika karyawan berwenang mengeluarkan pesanan pembelian hanya hingga jumlah tertentu, ini membatasi risiko pembengkakan biaya. Untuk kontrol penjadwalan, Anda dapat menggunakan tonggak sejarah. Tonggak terbaik adalah yang eksternal seperti perizinan dan perizinan. Jika jadwal memerlukan penerbitan izin bangunan pada tanggal tertentu, Anda memiliki tonggak pencapaian eksternal yang, jika tidak dipenuhi, berarti Anda harus mengambil tindakan korektif untuk memperbaiki kemajuan proyek.

Evaluasi

Fungsi utama untuk manajemen proyek adalah belajar dari pengalaman. Belajar sangat penting untuk usaha kecil, karena sebagian besar orang yang sama akan melakukan pekerjaan yang sama untuk proyek masa depan. Suasana kolaboratif tanpa menyalahkan adalah penting untuk evaluasi yang efektif. Setiap anggota tim harus dapat menyampaikan masalah dan mengatasinya. Proses tersebut harus mengakui bahwa orang yang melakukan pekerjaan adalah yang paling otoritatif dalam kinerjanya. Fungsi evaluasi yang efektif pada akhir proses manajemen proyek memperkuat kohesi tim dan meningkatkan moral perusahaan.