Komunikasi dan Umpan Balik yang Efektif

Bisnis hidup dan mati pada seberapa baik informasi beredar melalui organisasi. Umpan balik terletak di jantung komunikasi yang efektif. Komunikasi yang terbuka dengan putaran umpan balik yang bekerja memperlancar kemajuan organisasi dalam industrinya dan melawan pesaingnya. Dari pemilik atau presiden hingga karyawan lini depan, orang perlu memahami bagaimana pekerjaan mereka meningkat, menemukan cara untuk tumbuh secara pribadi dan berkontribusi pada kesehatan perusahaan tempat mereka bekerja.

Manfaat

Komunikasi yang efektif antara manajemen dan karyawan dapat menguntungkan perusahaan dengan mengurangi pergantian karyawan atau ketidakhadiran karena karyawan yang frustrasi, atau kehilangan pendapatan dari pelanggan yang tidak puas. Ini dapat membantu karyawan tetap fokus pada strategi perusahaan dan mendorong inovasi. Umpan balik memberi karyawan tujuan khusus untuk meraih dan memperkuat perilaku produktif, mendorong mereka untuk mencari cara untuk meningkatkan berdasarkan pekerjaan yang sudah mereka hargai.

Fitur Utama

Pada intinya, komunikasi karyawan yang efektif memenuhi tiga prasyarat. Pertama, memberi mereka apa yang perlu mereka ketahui tentang hal-hal seperti industri umum, latar belakang bisnis, detail produk atau layanan, dan persyaratan pekerjaan. Kedua, ini membantu mereka memahami apa yang mereka butuhkan untuk dikuasai - keterampilan dan pengalaman aktual yang mereka butuhkan untuk memenuhi tugas-tugas mereka. Akhirnya, ini membantu para manajer memahami apa yang perlu dirasakan karyawan untuk memberikan yang terbaik: bagaimana membuat mereka merasa dihargai atau dihargai sebagai anggota penting organisasi.

Tingkat Komunikasi

Komunikasi yang efektif akan berubah setiap level dalam suatu organisasi. Pengumuman di seluruh perusahaan yang disiarkan ke semua staf tidak hanya harus singkat, tetapi lebih formal dan lebih hati-hati untuk menghindari memberikan terlalu banyak informasi kepada personel yang tidak membutuhkannya atau mungkin membocorkannya kepada pesaing. Komunikasi di seluruh departemen mungkin juga relatif formal tetapi lebih mendalam, mungkin memberikan perincian yang tidak dapat dicakup dalam memo di seluruh perusahaan; departemen yang berkomunikasi satu sama lain akan tetap menggunakan bahasa dasar, menghindari jargon intra-departemen. Konsultasi di tingkat tim akan menjadi kurang formal, dan lebih iteratif, karena para manajer dan staf memperdagangkan strategi dan taktik untuk membuat pekerjaan terus mengalir. Kemudian individu berinteraksi satu lawan satu; keintiman ini membutuhkan umpan balik segera, akurat untuk menjadi efektif.

Beradaptasi terhadap Perubahan

Perusahaan kecil lebih cenderung memiliki lebih banyak memberi dan menerima selama hari kerja di antara karyawan dan lintas level daripada perusahaan yang lebih besar dengan banyak departemen. Seiring pertumbuhan perusahaan, karyawan baru perlu mempelajari budaya perusahaan sementara karyawan saat ini beradaptasi dengan kepribadian dan kebiasaan yang dipelajari dari pekerjaan lain. Tim atau departemen baru perlu menguasai saluran korporat untuk menyampaikan informasi mereka tanpa mengorbankan inti dari konten mereka. Perusahaan dapat meminimalkan rasa sakit yang tumbuh dengan membangun dan memelihara saluran umpan balik yang andal yang menurut staf mudah diakses dan digunakan, dan yang mereka percayai akan sampai kepada mereka yang perlu mereka jangkau.

Saran

Komunikasi harus mencakup informasi, fakta, dan data spesifik untuk menekankan objektivitas. Memberikan detail yang cukup bagi penerima untuk ditangani dan mengarahkan perhatian pada perilaku yang dapat dikendalikan penerima. Tangani setiap tindakan spesifik yang membutuhkan perubahan sedekat mungkin dengan kejadian tersebut. Fokus pada tindakan yang sebenarnya dan hasil yang diamati daripada menyelidiki mengapa sesuatu terjadi. Bagikan informasi dan tawarkan alternatif, daripada memberikan tuntutan atau ultimatum. Akhirnya, minta penerima untuk merangkum atau mengulangi komentar dan tingkat persetujuan atau ketidaksetujuan untuk memastikan pemahaman dan penerimaan.