Cara Mendokumentasikan Karyawan yang Buruk

Mendokumentasikan karyawan yang buruk adalah tugas penting bagi semua manajer. Karyawan yang berkinerja buruk memengaruhi semua orang dan masalahnya tidak akan hilang dengan sendirinya. Memiliki buku pegangan karyawan yang merinci harapan karyawan dan prosedur disiplin Anda sangat membantu dan memulai sistem dokumentasi Anda. Ketika seorang karyawan sepenuhnya memahami kebijakan Anda, Anda dapat mengambil langkah pertama menuju mendokumentasikan kinerja yang buruk. Menyimpan catatan karyawan yang lengkap juga penting, dan memelihara catatan kinerja karyawan harus menjadi fungsi harian untuk semua manajer. Seperti yang sering dikatakan oleh pengacara, "Jika itu tidak tertulis, itu tidak ada."

1.

Tinjau semua dokumentasi karyawan sebelumnya. Cari pola perilaku dan pelanggaran kebijakan perusahaan lainnya. Pastikan bahwa setiap karyawan memiliki file karyawan dan termasuk perilaku baik dan buruk. Rujuk ke buku pegangan karyawan untuk prosedur dokumentasi. Kumpulkan semua formulir dan persediaan dokumentasi karyawan. Jika perlu, berkonsultasilah dengan sumber daya manusia atau departemen hukum perusahaan Anda untuk nasihat.

2.

Siapkan dokumentasi karyawan. Buat dokumentasi sespesifik mungkin dan rujuk kebijakan dan prosedur perusahaan sesering mungkin. Masukkan informasi terperinci tentang pelanggaran tersebut dan nyatakan apa yang harus dilakukan karyawan Anda untuk memperbaiki perilakunya. Tanggal dokumentasi. Pastikan bahwa dokumentasi tidak menyertakan asumsi atau emosi.

3.

Tinjau dokumentasi lengkap Anda dengan sumber daya manusia atau manajer lain. Cari informasi yang lengkap dan akurat atau detail yang hilang. Bandingkan dokumentasi dengan prosedur perusahaan Anda dan verifikasi bahwa semua prosedur telah diikuti.

4.

Berikan dokumentasi kepada karyawan Anda. Tetap berpegang pada fakta dan nyatakan alasan Anda untuk menulis. Jawab semua pertanyaan karyawan dan minta persetujuan untuk berkinerja lebih baik di masa depan. Dapatkan tanda tangan karyawan Anda. Tanggal dan tandatangani sendiri dokumentasi dan letakkan dokumentasi dalam file karyawan.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Catatan karyawan
• Buku pegangan karyawan
• Formulir dokumentasi

Kiat

• Tinjau semua dokumentasi karyawan untuk memastikan bahwa kinerja baik dan buruk terkandung dalam file.
• Secara konstan mendokumentasikan perilaku karyawan.
• Amankan semua dokumentasi karyawan.
• Tawarkan untuk membantu karyawan yang berkinerja buruk meningkatkan kinerja mereka.

Peringatan

• Jangan sertakan pendapat dalam dokumentasi Anda. Tetap berpegang pada fakta.
• Jangan membahas dokumentasi dengan siapa pun kecuali sumber daya manusia atau departemen hukum Anda.