Tantangan dalam Mengelola Catatan Vital dalam Organisasi

Banyak organisasi menghabiskan banyak waktu dan uang untuk membuat, memperbarui, dan mengelola file dan catatan penting. Dalam banyak kasus, masalah kepatuhan menuntut agar catatan-catatan ini disimpan setidaknya tujuh tahun, dengan beberapa dokumen disimpan selama seumur hidup organisasi. Tantangan yang dihadapi organisasi mengenai manajemen dokumen bisa sangat besar.

Biaya

Mempertahankan file kertas adalah proposisi yang mahal. Ketika suatu perusahaan faktor dalam biaya bahan pengarsipan, gaji pegawai pengarsipan dan biaya real estat yang terkait dengan penyimpanan file, biaya sebenarnya menjaga dokumentasi bisa menjadi selangit. Menurut PricewaterhouseCoopers, organisasi rata-rata menghabiskan sekitar $ 20 dalam tenaga kerja untuk mengajukan setiap dokumen kertas, sekitar $ 120 dalam tenaga kerja untuk mencari setiap dokumen yang salah dan $ 220 dalam menciptakan dokumen. Tambahkan fakta bahwa 80 persen dokumen tidak pernah ditarik kembali begitu diajukan, dan biayanya menjadi sulit untuk dipertahankan.

Dokumen Hilang

Biaya penyimpanan file kertas mungkin dapat diterima jika perusahaan dapat menemukan setiap dokumen saat dibutuhkan. Pada kenyataannya, dokumen kertas hilang secara teratur. Dalam beberapa kasus, mereka misfile. Di lain waktu, mereka hilang selamanya. Di pusat-pusat kota besar, perusahaan secara teratur melakukan outsourcing pengarsipan mereka ke perusahaan manajemen file di luar situs. Ketika file yang diminta tidak ditemukan di fasilitas di luar lokasi, perusahaan harus mengeluarkan sumber daya luar biasa untuk mengambil kotak dokumen yang diarsipkan, berharap menemukan dokumen yang hilang. Beberapa dokumen tidak pernah ditemukan, mengharuskan perusahaan untuk membuat ulang informasi atau mengabaikan upaya mereka sepenuhnya dan menerima konsekuensi apa pun.

Keamanan

Sesuai sifatnya, dokumen vital mengandung informasi penting, dan seringkali rahasia. Mengamankan informasi itu bisa menjadi tantangan. Beberapa perusahaan menyimpan dokumen penting dalam penyimpanan yang terkunci, hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang. Mengawasi akses, memelihara log akses, dan menetapkan level otoritas hanya menambah biaya penyimpanan dokumen. Setelah dokumen ditandatangani, ada sedikit yang dapat dilakukan organisasi untuk memastikan file tetap rahasia dan tidak dibagikan dengan sengaja atau tidak sengaja dengan siapa pun di perusahaan atau di luarnya.