Cara Terbaik untuk Menangani Email Perusahaan Argumentatif

Berurusan dengan karyawan yang frustrasi dan marah adalah bagian dari tanggung jawab pemilik usaha kecil. Ketika Anda menerima email argumentatif, mungkin sulit untuk tetap fokus. Namun itu tidak berarti bahwa Anda harus membiarkan emosi Anda lepas kendali. Alih-alih, pertahankan perasaan Anda tetap terkendali, analisis situasi dan sesuaikan tindakan Anda.

Tunggu

Setelah membaca email argumentatif, wajar jika perasaan defensif muncul ke permukaan. Tetap tenang. Beri diri Anda waktu untuk membiarkan komentar menetap di pikiran Anda. Jangan mematikan email berdasarkan reaksi pertama Anda. Jika Anda merespons dengan cepat, tanpa membiarkan diri Anda berpikir, Anda dapat melakukan sesuatu yang disesalkan. Sebagai pemilik usaha kecil, berikan contoh yang baik dan praktik pengendalian diri.

Menganalisa

Setelah Anda punya waktu untuk berpikir, baca kembali emailnya. Abaikan komentar yang menantang atau bahasa yang tidak profesional. Cari tujuan pesannya. Cari tahu apa yang mengganggu karyawan. Setelah Anda tahu masalahnya, Anda dapat mencoba menyelesaikannya. Pikirkan argumen karyawan dan putuskan bagaimana meresponsnya.

Menghadapi

Panggil karyawan di telepon. Dengan tenang jelaskan bahwa Anda menerima emailnya dan Anda ingin mendiskusikan masalah yang menjadi perhatian. Minta dia untuk bertemu dengan Anda di kantor Anda. Mulailah pertemuan dengan komentar seperti, "Saya mengerti bahwa Anda frustrasi karena tidak dipromosikan. Izinkan saya menjelaskan mengapa saya memutuskan untuk mempertahankan posisi Anda saat ini." Jelaskan keputusan Anda kepada karyawan. Jika dia mencoba mengganggu Anda atau berdebat, dengan tenang katakan, "Saya ingin mendengar apa yang Anda katakan, tapi tolong biarkan saya selesai berbicara."

Mendengarkan

Setelah Anda menyatakan posisi Anda, biarkan karyawan merespons. Bersiaplah baginya untuk curhat atau mencoba memperdebatkan maksudnya. Jangan biarkan diri Anda terlibat dalam pertengkaran dengannya. Dengar, jangan bicara. Akhirnya, karyawan akan berhenti bicara. Prakata respons Anda dengan pernyataan netral seperti, "Saya mendengar apa yang Anda katakan, dan saya menghargai posisi Anda." Tindak lanjuti dengan solusi Anda. Anda mungkin perlu mengulangi hal-hal yang Anda katakan sebelumnya untuk menegaskan maksud Anda.

Benar

Pastikan karyawan itu tahu bahwa ketika Anda tertarik pada pemikiran dan pendapatnya, Anda ingin dia mengatasinya dengan sopan dan penuh hormat. Katakan sesuatu seperti, "Saya mengerti frustrasi Anda, tetapi saya ingin menumbuhkan budaya hormat perusahaan. Silakan gunakan nada hormat dalam semua komunikasi Anda yang berhubungan dengan pekerjaan dengan saya dan rekan kerja Anda dan saya akan melakukan hal yang sama."