Cara Terbaik bagi SDM untuk Menjelaskan W-4

Terserah karyawan Anda untuk mengisi formulir W-4 mereka dengan benar dan menyerahkannya ke departemen penggajian tepat waktu. Namun, formulir ini dapat membingungkan, jadi yang terbaik adalah jika anggota staf sumber daya manusia menjelaskan pentingnya mengisi formulir dengan benar kepada semua karyawan baru.

Metode Pelatihan

Jika beberapa karyawan dipekerjakan pada waktu yang bersamaan, Anda dapat menjelaskan formulir itu kepada mereka secara bersamaan. Jika mereka dipekerjakan pada waktu yang berbeda, jelaskan formulirnya kepada masing-masing secara terpisah. Menyampaikan informasi secara pribadi daripada hanya mengandalkan tutorial elektronik atau manual cetak. Ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban di tempat.

Tunjangan

Sampaikan pentingnya tunjangan pada W-4. Jelaskan bahwa tunjangan menurunkan pendapatan kena pajak mereka, dan jika mereka mengklaim lebih dari yang seharusnya, mereka bisa berakhir karena Internal Revenue Service datang saat pajak. Bacalah baris A hingga G pada bagian Lembar Kerja Tunjangan Pribadi dengan setiap karyawan untuk mencapai jumlah akurat untuk baris H lembar kerja dan akhirnya untuk baris 5 bagian Sertifikat Tunjangan Pemotongan Karyawan dari W-4.

Status Pengarsipan

Sebutkan status pengarsipan dampak terhadap pemotongan. Status tunggal adalah golongan pajak tertinggi dan status menikah adalah yang terendah. Jika seorang karyawan yang sudah menikah ingin lebih banyak pajak yang dipotong karena dia dan pasangannya bekerja, dia dapat memilih opsi "Menikah, tetapi tidak menggunakan tarif Tunggal yang lebih tinggi". Dia harus memeriksa status pengarsipan yang sesuai pada baris 3 dari sertifikat tunjangan pemotongan.

Dibebaskan dari Pemotongan

Menyampaikan kondisi di mana karyawan dapat mengklaim pembebasan dari pemotongan dan bagaimana mengisi formulir jika mereka memenuhi syarat untuk itu. Pada 2013, jika orang lain dapat mengklaim karyawan sebagai tanggungan pajaknya dan jika penghasilan karyawan melebihi $ 1.000 dan termasuk penghasilan diterima di muka lebih dari $ 350, ia tidak dapat mengklaim pembebasan di baris 7 formulir.

Halaman Kedua

Sementara beberapa karyawan mungkin hanya perlu menyelesaikan halaman 1 dari W-4, yang lain mungkin perlu mengisi halaman 2 juga. Jelaskan ketentuan untuk mengklaim Pengurangan dan Penyesuaian pada halaman 2, yang memengaruhi jumlah yang harus diklaim karyawan pada baris H lembar kerja dan baris 5 pada halaman pertama. Jika karyawan memiliki lebih dari satu pekerjaan atau jika mereka dan pasangannya bekerja, mereka harus mengisi Lembar Kerja Dua-Penghasil / Banyak Pekerjaan, yang menghasilkan jumlah pemotongan tambahan yang seharusnya masuk ke baris 6 halaman 1.

Konsekuensi W-4

Jelaskan hukuman mengisi formulir secara tidak benar atau tidak mengirimkannya sama sekali. Dalam kasus sebelumnya, mengklaim terlalu banyak tunjangan dapat menyebabkan IRS untuk meninjau pemotongan karyawan untuk akurasi dan mungkin mengirimi Anda surat penguncian untuk mengubah pemotongan ke jumlah yang benar. Dalam kasus terakhir, Anda harus menahan braket pajak tertinggi dari status tunggal dengan nol tunjangan hingga karyawan menyerahkan formulir. Juga, IRS dapat menagih karyawan yang memberikan informasi palsu pada W-4 mereka penalti $ 500.

Pertimbangan

Dorong karyawan untuk meninjau W-4 mereka setiap tahun, dan, jika berlaku, untuk mengirimkan W-4 yang baru tepat waktu untuk penggajian, mereka ingin perubahan itu terjadi. Rujuk mereka ke kalkulator pemotongan online IRS, yang dapat membantu mereka mengisi formulir dengan benar sehingga mereka tidak membayar lebih tinggi atau kurang bayar pajak penghasilan federal.