Apa Komunikasi Tertulis dalam Bisnis?

Komunikasi tertulis memungkinkan perusahaan untuk mengkomunikasikan perkembangan, harapan, dan legalitas kepada karyawan dan kontak di dunia luar. Sementara hard copy tradisional komunikasi tertulis dalam bisnis masih lazim, email dan komunikasi online menjadi semakin umum. Mengingat pentingnya komunikasi tertulis, adalah ide yang baik untuk memahami dasar-dasar untuk menerapkan praktik terbaik ke bisnis Anda sendiri.

Jenis

Dua klasifikasi utama komunikasi tertulis adalah dalam bisnis, menurut My Own Business, sebuah organisasi nirlaba yang bekerja dengan para wirausahawan. Komunikasi bisnis tertulis internal melibatkan pengusaha dan karyawan di semua tingkatan perusahaan. Komunikasi tertulis eksternal melibatkan klien, kontraktor independen, kolega industri, dan individu lain yang tidak bekerja secara langsung untuk perusahaan. Tiga jenis utama komunikasi tertulis dalam bisnis termasuk surat bisnis, memorandum, dan laporan. Contoh-contoh modern dapat diperluas ke pesan teks, posting jejaring sosial dan presentasi bisnis multimedia.

Penggunaan

Surat bisnis dapat membantu mempromosikan citra bisnis dengan berkomunikasi dengan dunia luar. Memorandum terutama digunakan oleh pemberi kerja dan karyawan untuk mengkomunikasikan informasi tentang proyek saat ini, perubahan dalam prosedur bisnis atau topik internal lainnya. Surat dan memorandum bisnis dapat digunakan untuk mengkonfirmasi secara tertulis apa yang telah disepakati secara lisan. Laporan membantu mengomunikasikan informasi baru, analisis data atau penelitian atau rekomendasi untuk keputusan di masa depan.

Komunikasi Email

Email telah menjadi bentuk komunikasi tertulis yang umum dalam bisnis karena pengirimannya yang cepat, kemudahan penggunaan, dan kemampuan untuk menjangkau audiens yang besar. Penyimpanan email bisnis menjadi semakin penting karena email telah menjadi "sama-sama dapat diterima" di pengadilan sebagai dokumen kertas formal. Ketika komunikasi email terus tumbuh sebagai bentuk komunikasi bisnis tertulis, perusahaan semakin mencari sumber luar untuk bantuan dalam manajemen email.

Kiat

Buat garis besar sebelum menyusun komunikasi tertulis untuk singkatnya, kejelasan dan ringkasnya. Tawarkan sumber daya tambahan untuk melanjutkan komunikasi, seperti nomor telepon, nomor faks, atau alamat email. Gunakan poin-poin dan daftar bernomor untuk kesederhanaan. Komunikasi bisnis tertulis harus diakhiri dengan ajakan bertindak. Tindak lanjuti komunikasi tertulis dengan panggilan telepon jika memungkinkan.

Etiket

Perhatikan etiket yang sesuai saat mengirim atau membalas korespondensi bisnis. Surat bisnis harus menyertakan kop surat, tanggal, alamat pembaca, salam, tajuk surat, konten isi utama, kata penutup, dan tanda tangan dan nama pengirim.

Saat membalas email, jangan hapus pesan asli pengirim di kotak teks respons Anda. Meninggalkan informasi ini di tempat memungkinkan penerima Anda dengan cepat menempatkan respons Anda dalam konteks. Baris subjek email bisnis harus jelas dan bermakna. Jika tidak yakin dengan nama penerima, alamat catatan itu sebagai "Tuan atau Nyonya."