Apa itu Sistem Pencairan Uang Tunai?

Setiap bisnis kecil memerlukan sistem pembayaran tunai yang secara efisien dan aman menangani pembayaran tunai perusahaan. Hutang akun, atau A / P, terkait erat dengan pembayaran tunai, dan sebagian besar transaksi diproses melalui A / P ketika pembayaran tunai dilakukan. Dokumentasi yang tepat adalah bagian dari fungsi pencairan kas yang efektif, dan semua pencairan kas harus dicatat dalam catatan keuangan perusahaan. Kehadiran kontrol internal yang baik penting dalam pembayaran tunai dan membantu memastikan bahwa uang tunai dibayarkan untuk transaksi yang sah.

Fungsi Hutang Akun

Fungsi A / P bertugas untuk menyetujui pembayaran pada vendor dan transaksi kreditor perusahaan. A / P menyetujui transaksi untuk pembayaran hanya ketika dokumentasi pendukung ada pada transaksi. Karena A / P cocok dengan dokumen yang diperlukan untuk persetujuan transaksi, lebih disukai A / P tidak mencatat pembayaran aktual kepada vendor atau kreditor untuk mencegah pembayaran transaksi curang atau tidak valid.

Dokumentasi Transaksi

Sebagian besar pembayaran tunai adalah pembayaran tagihan. Misalnya, ketika inventaris dibeli, transaksi harus memiliki faktur, bersama dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan barang dagangan, sebelum pembayaran transaksi dilakukan. Untuk layanan, faktur harus merujuk pada kontrak yang merinci perjanjian kerja antara para pihak. Dokumentasi yang hilang dapat menjadi tanda transaksi yang tidak lengkap, seperti tidak terkirimnya produk atau layanan, atau aktivitas penipuan.

Pencatatan Transaksi

Ketika bisnis Anda membeli atau menerima item bernilai dengan harga tertentu, itu dicatat sebagai kredit ke kewajiban atau akun tunai. Transaksi kredit dicatat sebagai liabilitas dibayarkan di masa mendatang dan, setelah dokumentasi yang diperlukan diterima, liabilitas didebit dan uang tunai dikreditkan untuk jumlah pembayaran. Rekaman transaksi pada catatan keuangan diikuti oleh pembuatan cek atau pembayaran elektronik yang dikeluarkan kepada vendor.

Kontrol Internal

Kontrol internal yang baik dalam pembayaran tunai sangat penting untuk mencegah kehilangan uang tunai. Idealnya, staf A / P tidak bertanggung jawab atas pembayaran tunai, untuk mencegah pembayaran transaksi yang tidak valid. Pemisahan tugas ini dapat melindungi akun tunai Anda. Jika bisnis Anda terlalu kecil untuk pengaturan ini, seorang karyawan yang tidak terlibat dengan A / P harus merekonsiliasi rekening bank Anda setiap bulan dan melakukan audit acak pembayaran tunai untuk mengevaluasi apakah pembayaran tunai adalah untuk transaksi yang valid.