Jenis Struktur Organisasi dalam Administrasi Kantor

Usaha kecil yang berbeda menggunakan beragam struktur organisasi untuk melakukan fungsi administrasi kantor, seringkali berdasarkan preferensi pemilik. Beberapa pemilik bisnis menangani semua fungsi eksekutif. Untuk bisnis kecil dengan lebih dari satu pemilik, tanggung jawab kantor mungkin dibagi berdasarkan keahlian atau bidang fungsional. Terlepas dari bagaimana Anda memilih untuk mengatur kantor Anda, penting bahwa Anda telah menulis deskripsi pekerjaan sehingga para pekerja tahu apa yang diharapkan dari setiap karyawan dan yang memiliki keputusan akhir dalam keputusan.

Struktur organisasi

Struktur organisasi adalah pengelompokan karyawan perusahaan yang menggambarkan fungsi, atasan, dan bawahan masing-masing pekerja. Bagan organisasi dimulai dengan membuat daftar chief executive officer di bagian atas dan kemudian semua orang di bawahnya dengan nama dan jabatan. Seorang CEO mungkin memiliki beberapa eksekutif yang melapor langsung kepadanya yang tercantum di bawahnya pada bagan, dihubungkan dengan garis lurus. Karyawan ini dapat mencakup chief financial officer, direktur pemasaran dan chief operating officer. Sementara semua karyawan perusahaan bekerja di bawah CEO, bagan organisasi menghubungkan setiap karyawan hanya dengan laporan langsungnya. Di bawah CFO, misalnya, bagan mungkin menunjukkan direktur sumber daya manusia dan staf akuntansi. Di departemen di mana beberapa karyawan melakukan fungsi yang sama, seperti penjualan atau manufaktur, karyawan terdaftar berdasarkan jabatan atau fungsi, bukan nama.

Datar

Bisnis yang sangat kecil dengan kurang dari 20 karyawan mungkin menggunakan struktur organisasi yang datar, dengan semua fungsi manajemen melapor langsung kepada pemilik. Contohnya adalah restoran yang memiliki koki, manajer ruang makan, pemegang buku dan bartender yang melapor langsung kepada pemiliknya. Meskipun manajer ruang makan memiliki wewenang atas staf menunggu dan koki mengelola koki lainnya, pemiliknya sering memiliki kontak langsung dengan setiap anggota staf.

Departemen

Beberapa bisnis mengatur kantor mereka berdasarkan departemen atau fungsi, dan masing-masing kepala departemen dapat melapor langsung kepada pemilik bisnis. Departemen dapat mencakup penjualan, pemasaran, akuntansi, sumber daya manusia, TI dan produksi. Struktur seperti ini mungkin tidak memiliki lapisan manajemen, seperti COO dan CFO, antara pemilik dan kepala departemen. Dalam bisnis kecil dengan beberapa pemilik, pemilik sering membagi tugas ini berdasarkan bidang keahlian mereka.

Geografis

Jika suatu bisnis memiliki beberapa lokasi, pemilik dapat memutuskan untuk membuat setiap unit bisnis yang berdiri bebas, berbagi beberapa layanan dan biaya dengan korporasi. Setiap unit mungkin bertanggung jawab atas perekrutan dan pemecatannya sendiri, pembukuan, pemeliharaan dan fungsi lainnya. Unit mungkin berbagi beberapa biaya, seperti pemasaran dan pembelian, atau mereka dapat berbagi karyawan, seperti akuntan yang mengerjakan pembukuan untuk setiap unit.

Produk

Jika suatu bisnis memiliki beberapa produk atau layanan yang berbeda, kantor tersebut dapat diatur sesuai jalur tersebut. Fasilitas rekreasi mungkin memiliki program tenis, renang, dan golf yang besar, misalnya, sehingga kantor dapat dibagi menjadi tiga divisi. Setiap departemen bertanggung jawab atas beberapa administrasi, seperti personalia dan pemasaran, tetapi berbagi fungsi lainnya, seperti akuntansi dan pemeliharaan fasilitas. Perusahaan alas kaki mungkin memiliki administrasi kantor terpisah untuk departemen wanita, pria dan anak-anak. Firma hukum dapat dibagi berdasarkan area praktik, dengan masing-masing departemen dipimpin oleh seorang direktur yang memiliki kedudukan yang sama pada bagan organisasi perusahaan.