Apa yang Didokumentasikan dalam Berita Acara Tahunan?

Perusahaan Anda mungkin memiliki dewan kecil yang terdiri dari seorang presiden, sekretaris dan bendahara, atau, jika itu adalah perusahaan "S", mungkin hanya memiliki satu pemegang saham: Anda. Catat keputusan bisnis penting yang Anda buat setiap tahun dalam risalah rapat tahunan. Risalah tahunan harus selalu menyertakan tanggal dan lokasi pertemuan Anda, siapa yang di perusahaan yang hadir, dan ringkasan tindakan perusahaan Anda sepanjang tahun fiskal terakhir.

Kebutuhan dasar

Semua negara bagian mewajibkan perusahaan mengadakan rapat perusahaan yang sah dan menyimpan berita acara perusahaan. Rapat perlu diadakan hanya setahun sekali, terutama jika Anda memiliki perusahaan kecil. Adakan rapat yang sah dengan memberikan pemberitahuan yang memadai dan menyimpan catatan tertulis dalam bentuk risalah rapat tahunan. Catat siapa yang menghadiri pertemuan, hari dan waktu pertemuan diadakan, dan informasi dasar yang tercakup dan keputusan dibuat. Bahkan jika semuanya tetap sama, catat saja dalam hitungan menit. Tinjau persyaratan perusahaan negara Anda untuk memastikan dasar-dasar Anda tercakup.

Risalah Pemegang Saham Tunggal

Untuk perusahaan "S" dengan satu pemegang saham, persyaratan untuk risalah tahunan sederhana. Tetapkan tanggal untuk rapat. Catat pertemuan tersebut sebagai rapat gabungan dewan direksi dan pemegang saham. Sertakan laporan laba-rugi tahunan Anda jika diinginkan. Itu tidak wajib. Catat setiap perubahan penting pada bisnis Anda yang terjadi sepanjang tahun. Pilih petugas sesuai dengan peraturan dan Anggaran Dasar Anda, jika mereka menentukan pemilihan harus dilakukan setiap tahun. Tandatangani notulen sebagai sekretaris perusahaan.

Dua Menit Pemegang Saham

Tentukan tanggal pertemuan Anda dan berikan pemberitahuan yang memadai. Jika Anda sering bertemu dengan pemegang saham lainnya, Anda dapat menandatangani surat pernyataan tanpa pemberitahuan. Pengabaian pemberitahuan harus menunjukkan bahwa Anda berdua mengadakan rapat bersama. Catat risalah rapat Anda untuk menunjukkan bahwa kedua pemegang saham hadir pada rapat gabungan pemegang saham dan dewan direksi. Pilih petugas sesuai dengan peraturan dan Anggaran Dasar Anda. Sekretaris perusahaan harus menandatangani berita acara setelah selesai.

Tiga atau Lebih Pemegang Saham

Ketika lebih dari dua pemegang saham terlibat dalam suatu perusahaan, rapat tahunan harus dilakukan dengan cermat mengikuti aturan negara tempat perusahaan Anda didirikan. Pastikan bahwa presiden, ketua dewan, atau sekretaris memanggil pertemuan dan memberikan pemberitahuan yang memadai. Menyimpan catatan kehadiran, yang biasanya termasuk daftar yang ditandatangani, bersama dengan notulensi pertemuan tahunan. Catat semua tindakan yang diperlukan, termasuk pemilihan pejabat dan penunjukan komite, dalam risalah resmi. Simpan menit dalam buku menit perusahaan.