Apa Fungsi MS Outlook?

Bahkan jika perusahaan Anda menggunakan klien email berpemilik atau sudah memiliki sistem lain untuk pengiriman pesan, Anda mungkin menemukan beberapa fungsi dalam Microsoft Outlook yang bermanfaat bagi bisnis. Outlook adalah bagian klien email dari Microsoft Office Suite dan meskipun memfasilitasi semuanya, mulai dari pesan email hingga undangan rapat, Outlook berfungsi serupa dengan program Suite lainnya. Jelajahi fitur-fitur apa yang ditawarkan Outlook untuk bisnis Anda, dan Anda akan segera menerima pesannya.

Komunikasi

Microsoft Outlook memfasilitasi komunikasi dalam berbagai cara. Yang terbesar tentu saja melalui email. Dengan mengklik menu "Baru" pada pita, Anda dapat membuat pesan yang siap dikirimi email. Outlook mengizinkan peningkatan seperti lampiran, latar belakang dan tema, file tanda tangan dan, dalam kasus tertentu, kemampuan untuk melihat apakah orang yang Anda kirimi email sedang online di jaringan perusahaan. Melalui antarmuka yang akan sangat akrab bagi siapa saja yang bekerja di produk Suite lainnya seperti Word atau Excel, Anda dapat menyesuaikan email Anda dengan mengubah font, menambahkan logo perusahaan Anda dan menentukan warna yang berbeda.

Organisasi

Sementara kalender mungkin menjadi hal pertama yang terlintas dalam pikiran ketika melakukan brainstorming cara untuk mengatur, Outlook menawarkan beberapa fungsi untuk tetap teratur. Itu memang memiliki kalender yang sangat dapat dikonfigurasi, ditemukan dengan mengklik tombol "Kalender" di kiri bawah ruang kerja. Anda dapat mengonfigurasi tampilan kalender untuk menampilkan detail harian, mingguan, dan bulanan, serta rapat koordinasi warna. Cara lain Outlook agar Anda tetap teratur secara digital adalah daftar kontaknya. Tombol "Kontak" tepat di bawah tombol "Kalender", dan memungkinkan Anda menyimpan catatan sebanyak atau sesedikit yang diinginkan. Tambahkan kartu nama digital atau masukkan informasi dengan tangan. Meskipun Outlook datang dengan beberapa folder email secara default, seperti "Terkirim" dan "Item Tersimpan, " Anda dapat menambah, menghapus, dan mengaturnya sebagai yang paling sesuai untuk Anda. Buat folder untuk menyimpan email yang Anda perlu alamat, pertanyaan dari bawahan, briefing pesaing dan hal lain yang menghilangkan kekacauan dari jendela pesan email utama Anda.

Pelacakan

Ini mungkin tampak seperti sekali Anda mengirim email ke eter, Anda tidak pernah tahu apakah telah mencapai target yang dimaksud. Satu fungsi yang ditawarkan Outlook adalah konfirmasi. Setelah Anda membuka email baru dengan mengklik tombol "Baru" atau "Pesan Surat", klik tab "Opsi" pada jendela "Tanpa Judul - Pesan". Dua fungsi siap membantu Anda di sini. Centang kotak "Minta Kwitansi Pengiriman" pada pita untuk mengetahui kapan pesan Anda masuk ke kotak masuk email penerima. Centang kotak “Request a Read Receipt” untuk diberi tahu ketika penerima sebenarnya membuka pesan email. Meskipun fungsi-fungsi ini tidak dijamin - penerima dapat menetapkan opsi untuk tidak mengirim tanda terima baca - mereka dapat terbukti bermanfaat. Jika pelacakan umum atau penting bagi bisnis Anda, Anda dapat mengonfigurasi Outlook untuk melacak semua pesan di bagian Penanganan Pesan.

Kerja tim

Banyak fungsi Outlook memungkinkan Anda berkolaborasi dengan karyawan, penyelia, dan rekan kerja Anda lainnya. Siapkan rapat menggunakan fitur undangan rapat Outlook. Anda tidak hanya akan secara instan memberi tahu undangan bahwa kehadiran mereka diminta, tetapi Anda dapat melacak siapa yang menerima atau menolak, serta memeriksa jadwal tamu sebelumnya untuk perencanaan yang optimal. Anda juga dapat memanfaatkan fungsi Share My Calendar Outlook. Ini memungkinkan Anda, setelah kedua belah pihak setuju untuk berbagi, melihat jadwal kerja karyawan, melihat kapan mereka akan masuk dan keluar kantor, memeriksa janji temu dan banyak lagi. Manfaatkan fitur Permintaan Tugas, ditemukan di menu "Baru" pada pita, untuk menetapkan pekerjaan.