Cara Memusatkan Kebutuhan Kantor

Banyak pemilik usaha kecil menemukan bahwa menyimpan perlengkapan kantor mereka di daerah yang berbeda mengakibatkan hilangnya waktu dan uang. Persediaan dapat dengan cepat menjadi tidak terorganisir atau hilang, menghasilkan masalah pelacakan inventaris persediaan. Area perlengkapan kantor yang dikelola dan terpusat menyederhanakan proses penyimpanan, penempatan, pencairan, pelacakan, dan pengisian ulang persediaan. Ini juga membantu mencegah pencurian persediaan oleh karyawan yang sering terjadi ketika setiap orang di kantor memiliki akses terbuka ke persediaan kantor.

1.

Inventarisasi persediaan Anda. Hitung semua persediaan, bagi ke dalam kategori seperti "Persediaan Meja" atau "Persediaan Printer" dan buat spreadsheet yang menguraikan jumlah persediaan berdasarkan jenis.

2.

Pilih tempat untuk meletakkan persediaan, seperti ruangan kosong atau lemari persediaan yang terkunci di area terbuka kantor.

3.

Persiapkan area terpusat untuk persediaan. Jika Anda memilih kamar kosong, pasang lemari, rak buku, dan rak bergaya pintu dan laci. Jika Anda memilih area terbuka, pasang kabinet bergaya pintu terkunci yang cukup besar untuk menampung semua persediaan.

4.

Pindahkan persediaan ke area dengan cara yang mengaturnya berdasarkan jenis dan mengoptimalkan ruang. Misalnya, letakkan persediaan meja yang longgar seperti pulpen, spidol, penjepit kertas, staples, dan selotip di tempat sampah berlabel transparan, atau di rak tengah alih-alih kotak kardus untuk identifikasi yang lebih cepat. Tempatkan kotak besar atau berat di rak-rak yang lebih rendah atau lantai untuk akses yang lebih baik.

5.

Kunci area penyimpanan saat Anda selesai mentransfer persediaan.

6.

Buat kebijakan yang menguraikan bagaimana karyawan harus meminta persediaan. Misalnya, Anda dapat meminta karyawan untuk mengirimi Anda permintaan mereka.

7.

Kirim email tentang kebijakan permintaan persediaan baru kepada karyawan Anda dan poskan di area umum.

8.

Jadwalkan rapat dengan karyawan Anda untuk membahas kebijakan baru. Jika bisnis Anda memiliki staf manajemen, temui manajer untuk membahas kebijakan dan kemudian minta mereka bertemu dengan karyawan Anda lainnya untuk membahas kebijakan tersebut dan menjawab pertanyaan apa pun.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Lemari
• Rak buku
• Rak
• Tempat sampah plastik bening
• Label

Kiat

• Lakukan pemeriksaan inventaris persediaan secara berkala untuk mencocokkan jumlah persediaan dalam penyimpanan dengan inventaris yang tercatat untuk mengonfirmasi bahwa karyawan tidak mencuri persediaan.
• Jika Anda memiliki cukup banyak karyawan dalam bisnis Anda untuk menugaskan dua dari mereka untuk mengelola area persediaan, tetapkan mereka untuk melakukan semua tugas yang terkait dengan menciptakan dan mengelola area persediaan terpusat.
• Jika Anda memiliki perlengkapan kantor lama yang tidak pernah Anda gunakan selama setahun atau lebih, donasi mereka ke sekolah atau badan amal sehingga tidak memakan ruang penyimpanan.