Apa itu Item Fokus dalam Agenda Rapat?

Rapat dapat menjadi pertemuan dinamis di mana ide-ide inovatif lahir. Mereka juga dapat dengan cepat menghasut emosi, karena peserta berjalan pergi merasa seperti mereka telah membuang waktu dan tidak mencapai apa pun. Sebagai pemilik usaha kecil, tugas Anda adalah mengarahkan rapat ke arah yang dinamis dan jauh dari yang membuat frustrasi. Untuk melakukan itu, Anda harus menggandakan waktu yang Anda habiskan untuk menyusun agenda, menurut "Forbes." Sebagai bagian dari proses pembuatan agenda, Anda harus membuat item fokus, yang membentuk konten dan arah pertemuan Anda.

Pentingnya Organisasi

Item fokus, juga dikenal sebagai item agenda, item tindakan, atau topik, adalah item yang dijadwalkan untuk dipertimbangkan atau dibahas selama rapat. Agenda rapat adalah daftar item fokus, peserta yang bertanggung jawab untuk mempresentasikan atau mendiskusikannya dan jumlah waktu yang didedikasikan untuk mereka. Diorganisasikan secara strategis dalam agenda, urutan item fokus memberikan gambaran umum tentang struktur rapat. Misalnya, item fokus pertama akan menjadi poin pertama yang dibahas, sedangkan item fokus terakhir akan menjadi masalah terakhir yang dipertimbangkan sebelum pertemuan ditunda.

Penekanan Aksi

Item fokus harus dimulai dengan kata kerja tindakan untuk membantu anggota memahami apa yang perlu dicapai. Misalnya, jika Anda hanya daftar "daftar tamu acara, " peserta tidak akan tahu apakah Anda memperbaiki, meninjau, memilih atau memperbaiki daftar tamu. Alih-alih, tulis "Pilih daftar tamu acara." Ini membuat item fokus lebih jelas, dan peserta rapat akan tahu apa yang diharapkan.

Memilih Item Fokus

Sebelum memutuskan item fokus Anda, tentukan apa yang ingin Anda capai pada saat penutupan rapat. Setelah mengetahui tujuan rapat, Anda dapat mengembangkan item fokus untuk membantu Anda mencapainya. Tempat yang baik untuk mencari item fokus mencakup notulen rapat terakhir dan umpan balik dari para peserta. Setelah Anda mengembangkan daftar item fokus potensial, pastikan item tersebut terkait dan akan melibatkan semua peserta. Jika tidak, pertimbangkan untuk mengadakan lebih dari satu pertemuan untuk memastikan peserta tetap fokus dan terlibat.

Sedang disiapkan

Jika Anda meletakkan item fokus pada agenda rapat, pastikan Anda atau peserta yang dipilih siap untuk mengatasinya dengan mengumpulkan bahan pendukung yang diperlukan. Misalnya, jika item fokus Anda menyatakan, "Menyetujui laporan keuangan, " Anda harus membuat laporan dalam rapat dengan Anda. Sebagai pemilik bisnis, Anda dapat memastikan bahwa Anda memiliki rapat yang baik dengan memverifikasi setiap peserta memiliki akses ke bahan pendukung yang diperlukan beberapa hari sebelum pertemuan terjadi.

Pesan Populer