Latihan Komunikasi di Tempat Kerja

Melatih para profesional merancang latihan komunikasi di tempat kerja. Ini memungkinkan peserta untuk mempraktikkan keterampilan dan teknik yang memastikan komunikasi yang efektif. Latihan-latihan ini membantu karyawan mempersiapkan diri untuk berkomunikasi dengan rekan kerja, manajer, dan pelanggan. Ini mengarah pada peningkatan profitabilitas dan peningkatan kepuasan pelanggan. Dengan membaca studi kasus, berpartisipasi dalam kegiatan bermain peran, mempraktikkan presentasi dan merefleksikan teknik yang sukses, karyawan mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan keterampilan dan pengalaman yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses.

Bermain Peran

Latihan bermain peran memungkinkan para profesional bisnis untuk mengembangkan keterampilan komunikasi di tempat kerja dengan mempraktikkan cara merespons situasi sulit. Kursus pelatihan untuk perwakilan layanan pelanggan biasanya mencakup aktivitas bermain peran yang memungkinkan peserta berlatih melakukan percakapan yang efektif. Misalnya, untuk menjalankan latihan, fasilitator membagi kelompok menjadi berpasangan. Satu orang memainkan peran sebagai pelanggan yang tidak puas dan orang lain memainkan peran sebagai perwakilan layanan pelanggan. Fasilitator meminta setiap pelanggan untuk berhadapan dengan perwakilan tentang produk yang salah yang belum diperbaiki dengan benar. Skenario lain termasuk layanan yang belum dilakukan pada waktu yang tepat atau kesalahan pada faktur. Fasilitator meminta setiap perwakilan untuk menjinakkan pelanggan yang marah dengan menanggapi pernyataan provokatif dengan kata-kata yang meyakinkan. Dia mengizinkan tiga menit untuk percakapan. Kemudian, ia mengarahkan kelompok untuk mengubah peran dan memberikan waktu tiga menit lagi untuk mengulang latihan.

Fasilitator mengumpulkan kelompok. Anggota kelompok mendiskusikan bagaimana rasanya menjadi pelanggan sekaligus perwakilan layanan pelanggan. Sebagai sebuah kelompok, mereka mendaftar jenis-jenis pernyataan yang menunjukkan pemahaman, empati dan keinginan untuk menyelesaikan masalah demi kepuasan pelanggan, jika memungkinkan.

Mempresentasikan

Meningkatkan komunikasi di tempat kerja biasanya melibatkan memberi karyawan kesempatan untuk berlatih membuat presentasi singkat kepada pelanggan, rekan kerja atau manajer. Misalnya, di bengkel yang dirancang untuk membantu tenaga penjualan mengembangkan pengetahuan produk, fasilitator memberikan brosur produk kepada setiap peserta dan memberikan waktu 10 menit bagi setiap orang untuk membacanya. Fasilitator membagi kelompok menjadi pasangan. Orang pertama mendapat dua menit untuk memberikan ringkasan singkat dari informasi yang baru saja dia baca. Orang kedua, bertindak sebagai pelanggan potensial, mendapat dua menit untuk mengajukan pertanyaan tentang materi yang disampaikan. Fasilitator menyatukan kelompok untuk berdiskusi tentang meringkas informasi secara ringkas, menjawab pertanyaan dengan akurat, menggunakan sumber daya secara bijak dan menangani keberatan.

Memilih Gaya Komunikasi

Latihan komunikasi di tempat kerja memungkinkan peserta untuk mendapatkan pengalaman menggunakan gaya komunikasi yang berbeda. Latihan memungkinkan mereka untuk berlatih bekerja secara efektif dengan budaya dan situasi yang berbeda. Untuk membantu peserta belajar memperdebatkan suatu poin secara persuasif, seorang fasilitator membagi kelompok besar menjadi tiga kelompok. Satu orang menyatakan masalah. Orang kedua menjelaskan bagaimana dia akan menyelesaikan masalah itu. Mereka memilih gaya. Gaya termasuk kooperatif atau kompetitif, tegas atau lemah lembut, langsung atau tidak langsung, individualistis atau berfokus pada tim, dan pendekatan optimis atau pesimistis.

Setelah lima menit, fasilitator menghentikan latihan dan meminta pengamat untuk memberikan umpan balik kepada peserta lain tentang kinerja mereka. Sebagai satu kelompok, fasilitator memimpin diskusi penutup tentang kelebihan dan kekurangan masing-masing jenis komunikasi serta rekomendasi penting lainnya.

Merefleksikan

Manajer yang efektif melakukan aktivitas refleksi komunikasi di tempat kerja dengan bawahannya untuk berdiskusi setelah interaksi yang sangat sulit atau pertemuan yang sangat sukses. Dengan mendiskusikan apa yang bekerja dengan baik dan apa yang menyebabkan masalah, manajer menghasilkan dokumentasi tentang praktik terbaik yang mereka inginkan digunakan oleh organisasi mereka. Sebagai pemecah kebekuan dalam pertemuan ini, fasilitator meminta para peserta untuk memikirkan pidato paling inspirasional yang pernah mereka dengar. Kemudian, dia meminta kelompok untuk mengidentifikasi karakteristik komunikasi yang efektif dan membandingkannya dengan interaksi yang baru saja mereka alami di tempat kerja. Sebagai kesimpulan, para peserta mengidentifikasi wawasan yang tidak terduga atau unik dan bagaimana mereka berharap ini mengubah perilaku masa depan mereka. Latihan ini biasanya menghasilkan diskusi yang matang.