Cara Menulis Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk Kontrol Dokumen

Organisasi dan perusahaan dari segala jenis menggunakan dokumen untuk menyampaikan pesan baik secara internal maupun eksternal. Agar organisasi tetap efisien, organisasi harus mengembangkan mekanisme untuk mengendalikan dan mengatur dokumen-dokumen ini. Bahkan, Organisasi Internasional untuk Standardisasi atau ISO menerbitkan pedoman yang dapat digunakan organisasi non-pemerintah untuk memenuhi standar kualitas. Klausul 4.2.3 dari standar ISO 9001 menjelaskan panduan ini.

1.

Buat garis besar proses persetujuan dokumen sebelum diterbitkan. Jelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk mendapatkan dokumen yang disetujui dan siapa yang harus menandatangani dokumen agar dianggap disetujui. Misalnya, beberapa organisasi memerlukan tanda tangan dari manajer kualitas, sementara yang lain mungkin memerlukan tanda tangan persetujuan dari banyak orang di posisi manajemen puncak, seperti wakil presiden atau presiden.

2.

Tetapkan prosedur operasi standar untuk pembaruan dan ulasan dokumen setelah persetujuan awal. Nyatakan apakah dokumen harus ditinjau dan diperbarui secara berkala (misalnya setengah tahunan) atau atas dasar yang diperlukan untuk mengatasi perubahan atau kekurangan dalam dokumen. Jelaskan mekanisme untuk merekam tinjauan dokumen dan persetujuan ulang dokumen berikutnya. Banyak organisasi memerlukan tanda tangan yang sama untuk persetujuan ulang seperti yang mereka lakukan untuk persetujuan awal dokumen.

3.

Tulis langkah-langkah yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan mencatat perubahan dokumen dengan benar. Misalnya, Anda dapat meminta riwayat revisi disimpan dengan setiap dokumen yang mencantumkan perubahan yang dibuat pada setiap revisi. Jelaskan sistem yang digunakan untuk mengidentifikasi revisi dokumen saat ini, seperti sistem huruf dan angka (mis. Wahyu 23).

4.

Buat dan jelaskan sistem untuk menyimpan dan mengatur revisi dokumen saat ini. Misalnya, Anda dapat menggunakan server jaringan organisasi untuk menyimpan file dokumen secara elektronik atau mengamanatkan penyimpanan dokumen kertas fisik. Dalam setiap kasus, jelaskan bagaimana karyawan atau perwakilan resmi dapat mengakses dokumen dan hak istimewa yang diizinkan (misalnya mencetak atau menyalin).

5.

Jelaskan bagaimana dokumen resmi akan tetap terbaca dan dapat diidentifikasi. Dengan dokumen elektronik, misalnya, jelaskan sistem penamaan file yang Anda gunakan. Untuk dokumen kertas, jelaskan bagaimana dokumen harus ditangani dan tetap digunakan (mis. Dokumen laminasi atau penyalinan ulang).

6.

Buat bagian dalam SOP Anda yang ditujukan untuk organisasi dan akses kontrol dokumen eksternal. Buat daftar dokumen eksternal yang Anda gunakan (mis. Dokumen yang dibuat pemerintah atau pelanggan). Jelaskan prosedur untuk mengidentifikasi dan mengatur dokumen-dokumen ini di dalam perusahaan Anda dan bagaimana Anda akan tetap diperbarui dengan versi saat ini (misalnya mengambil dokumen lembaga pemerintah secara online).

7.

Tulis metode untuk mengidentifikasi dokumen yang sudah usang jika disimpan dan mencegah penggunaan yang tidak disengaja dari dokumen-dokumen ini. Misalnya, beberapa perusahaan merusak atau membuang dokumen usang segera setelah mengidentifikasi versi saat ini. Ini mencegah dokumen lama dari tergeletak dan memastikan mereka tidak sengaja digunakan.