Cara Menulis Evaluasi Berbasis Kinerja

Ketika Anda tidak yakin apa yang harus didiskusikan selama rapat evaluasi tahunan berbasis kinerja karyawan, gunakan evaluasi tertulis Anda tentang kinerja karyawan untuk poin-poin pembicaraan. Faktanya, semua rapat evaluasi harus didasarkan, sebagian, pada evaluasi formal. Evaluasi kinerja tertulis adalah bagian penting dari arsip personalia karyawan karena ini membenarkan tindakan ketenagakerjaan di masa depan, seperti promosi, retensi atau pemutusan hubungan kerja. Salinan juga harus diberikan kepada karyawan untuk catatan pribadinya dan untuk membantunya mempertahankan kinerja yang kuat.

1.

Dapatkan formulir perusahaan Anda untuk evaluasi karyawan selain kebijakan menulis evaluasi kinerja atau melakukan rapat evaluasi dengan karyawan yang melapor kepada Anda. Jika perusahaan Anda tidak memiliki proses evaluasi kinerja formal atau formulir atau kebijakan untuk menulis evaluasi kinerja, buat formulir yang berisi informasi terkait seperti nama karyawan, jabatan atau jabatan, departemen, dan periode evaluasi.

2.

Tinjau file personel karyawan, dengan fokus pada catatan kinerja untuk periode evaluasi. Contoh catatan kinerja termasuk laporan produktivitas atau sampel tulisan untuk karyawan dengan tanggung jawab yang mencakup kompilasi data untuk laporan tertulis atau visual. Catatan kinerja juga dapat mencakup laporan kinerja sementara, pujian dari pelanggan atau karyawan lain, dan penilaian mandiri yang mungkin telah diselesaikan karyawan tersebut.

3.

Salin deskripsi pekerjaan karyawan dan buat standar kinerja untuk setiap tugas atau tanggung jawab. Standar kinerja menentukan apa yang harus dilakukan karyawan untuk memenuhi atau melampaui ekspektasi kinerja majikan. Misalnya, jika karyawan yang Anda evaluasi adalah asisten eksekutif yang tugasnya termasuk membuat pengaturan perjalanan untuk beberapa kepala eksekutif dan menghadiri rapat dewan, standar kinerja mungkin termasuk memelihara catatan perjalanan yang akurat, menangani logistik untuk penerbangan, penginapan dan rapat dewan tanpa kesalahan, dan mendokumentasikan risalah rapat. Jika asisten secara konsisten melakukan tugas-tugas ini tanpa hambatan dan dipuji atas kinerjanya, catatan kerjanya harus mendokumentasikan efisiensi yang digunakannya dalam melakukan tugas pekerjaannya. Evaluasi berbasis kinerja mengenai bagian dari tugas asisten eksekutif ini sebagian besar didasarkan pada rencana perjalanan yang akurat, pengukuran biaya penahanan untuk memastikan asisten mengambil keuntungan dari penerbangan ekonomis dan penginapan dan produksi menit yang sempurna meringkas pertemuan dewan direksi perusahaan.

4.

Tetapkan area untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dengan menggunakan contoh yang sama, bidang keahlian fungsional akan mencakup tugas-tugas administrasi, kemahiran dengan teknologi, dan interaksi dengan eksekutif, kolega dan karyawan di departemen lain di mana asisten bergantung pada dukungan. Alamatkan area spesifik dengan narasi satu hingga dua paragraf tentang kinerja karyawan bersama dengan peringkat numerik. Menetapkan peringkat numerik untuk kinerja karyawan memfasilitasi penentuan yang lebih baik apakah akan memberi penghargaan kepada karyawan dengan kenaikan upah atau gaji.

5.

Buat evaluasi menyeluruh dengan menilai kompetensi inti karyawan. Komunikasi, keterampilan penyelesaian konflik, manajemen waktu dan keterampilan organisasi diperlukan bagi karyawan untuk melakukan tugas pekerjaan mereka. Namun, karena ini adalah evaluasi berbasis kinerja, pertahankan fokus utama pada kinerja pekerjaan yang sebenarnya. Ringkas evaluasi dengan satu hingga dua paragraf tentang di mana karyawan itu unggul dan bidang-bidang di mana dia dapat meningkat. Selain itu, sarankan tujuan kinerja untuk periode evaluasi berikutnya.

Peringatan

• Gunakan kriteria berbasis kinerja yang konsisten untuk menilai pekerjaan semua karyawan Anda untuk menghindari tuduhan praktik kerja yang tidak adil. Misalnya, jika Anda menggunakan catatan kinerja dan kehadiran untuk mengevaluasi karyawan selama periode evaluasi 12 bulan, lakukan jenis evaluasi yang sama untuk semua karyawan Anda dan jadwalkan rapat evaluasi kinerja tepat waktu. Evaluasi berbasis kinerja seringkali bersifat subyektif; namun, membuat kerangka kerja untuk menulis evaluasi berdasarkan kriteria yang sama untuk semua karyawan Anda memberikan objektivitas pada proses tersebut.