Cara Menulis Memo yang Akan Meningkatkan Moral Ketika Berhubungan dengan Keselamatan

Menulis memo tentang bahaya keselamatan tidak akan menjadi tindakan teringan di hari manajer mana pun, sebagian karena itu dapat menangani masalah yang menyebabkan kekhawatiran di antara karyawan. Namun, komunikasi tentang keselamatan juga dapat berfungsi sebagai tindakan peningkatan moral. Dengan menampilkan pengetahuan tentang masalah dengan jelas, Anda dapat meyakinkan semua orang bahwa Anda sedang mengatasinya secara efektif.

Detail Pemirsa Anda

Memo dimulai dengan pernyataan tentang siapa itu berlaku. Meskipun audiens pada baris “Kepada:” mungkin terlihat jelas di benak penulis, penerima mungkin tidak tahu apakah dia dijadikan sasaran sebagai individu, apakah pemberitahuan itu hanya berlaku untuk grupnya atau apakah itu surat pemberitahuan dari seluruh perusahaan. Sementara beberapa memo keselamatan memasang jaring yang lebar, yang lain harus ditargetkan secara sempit untuk kelompok yang berlaku untuk menghindari kekhawatiran yang tidak perlu di antara karyawan yang tidak terpengaruh. Ikuti alamat dengan baris "Dari" yang mengidentifikasi diri Anda sebagai penulis memo, dan dalam beberapa kata merangkum fokus memo di baris "Subjek".

Bersihkan

Memo dirancang untuk pendek, jadi jangan menari di sekitar topik yang Anda tulis. Komunikasikan kekhawatiran Anda dengan jelas dan singkat. Biarkan semua orang tahu apa masalahnya dan mengapa ini merupakan bidang yang perlu diperhatikan. Apakah itu membahayakan kesehatan pekerja atau pelanggan atau memiliki tanggung jawab hukum yang lebih luas, mengomunikasikan keseriusan masalah ini menghindari ketidakpastian moral yang mungkin menyertai memo yang tidak menyampaikan keahlian.

Menawarkan Solusi

Beri tahu karyawan bagaimana Anda bermaksud menyelesaikan masalah. Ini mungkin area yang paling penting untuk menjaga moral karyawan, karena ini membuat mereka tahu mengapa mereka harus percaya diri dengan kemampuan Anda untuk mengatasi masalah keselamatan. Jadilah setransparan mungkin tentang langkah-langkah yang direncanakan atau sedang berlangsung untuk mengurangi risiko kepada pekerja dan pelanggan, dan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana tersebut. Memberitahu pekerja bahwa Anda memahami masalah ini dan menanganinya memberikan jaminan bahwa mereka akan tetap aman di tempat kerja.

Libatkan Pekerja

Semangat karyawan Anda mungkin meningkat jika mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka. Jika masalah keselamatan menyangkut akses tidak sah ke tempat kerja, misalnya, jelaskan langkah-langkah yang harus mereka ambil jika terjadi gangguan. Jika tujuannya adalah mempertahankan ruang kerja bersama yang aman, minta mereka untuk memastikan benda berbahaya disingkirkan pada awal dan akhir shift mereka. Memberitahu mereka apa yang dapat mereka lakukan untuk membantu memberi mereka peran positif untuk dimainkan.

Berikan Informasi Kontak

Memo tersebut harus merinci siapa yang bertanggung jawab untuk memantau masalah keselamatan dan ke mana karyawan dapat pergi dengan pertanyaan mereka. Titik kontak menempatkan seseorang dengan otoritas yang bertanggung jawab dan memberi mereka tempat untuk pergi jika ada ketidakpastian. Ini menjaga rumor dari menjadi pusat jawaban. Mengetahui siapa yang harus diajak bicara ketika masalah keselamatan muncul memungkinkan situasi yang berpotensi memecah belah untuk ditangani dengan cepat, menjaga mereka dari menguras moral.