Cara Menulis Laporan Evaluasi untuk Organisasi

Evaluasi adalah proses penting untuk mengukur dan meningkatkan kinerja. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda tidak diragukan lagi telah melakukan cukup evaluasi terhadap diri Anda, bisnis Anda, atau karyawan Anda yang prosesnya sudah menjadi hal kedua. Laporan evaluasi pada dasarnya adalah dokumentasi formal dari proses yang sama. Jika evaluasi Anda untuk organisasi klien, minta organisasi untuk laporan terkait yang telah dilakukan di masa lalu. Laporan-laporan ini tidak hanya menyediakan informasi yang harus ditangani dalam evaluasi saat ini, Anda juga dapat meninjaunya untuk melihat apa harapan klien dalam hal pemformatan dan tingkat detail.

Persiapan

Kumpulkan dan ulas semua data yang digunakan untuk melakukan evaluasi. Saat meninjau data, Anda harus memiliki gagasan tentang apa yang akan dikatakan laporan dan kesimpulan apa yang akan disajikan.

Identifikasi pemangku kepentingan utama untuk laporan ini. Ini akan mencakup mereka yang akan membaca laporan dan memiliki kepentingan dalam temuannya. Pemangku kepentingan berbeda-beda tetapi seringkali termasuk kepala organisasi, klien, pemasok, penyokong keuangan, dan karyawan. Karena pemangku kepentingan adalah audiens Anda, ingatlah pertanyaan dan kekhawatiran mereka saat Anda menulis laporan.

Buat catatan dari kesimpulan yang menjadi jelas saat Anda meninjau data. Saat Anda mengumpulkan data dan menulis laporan, wajar jika kesimpulan baru menjadi jelas. Tetap berpikiran terbuka dan biarkan data membentuk laporan, daripada menekankan data yang sesuai dengan prakonsepsi Anda sendiri atau tujuan para pemangku kepentingan.

Menulis Laporan Evaluasi

Tuliskan judul untuk "Ringkasan" atau "Ringkasan Eksekutif." Ini adalah bagian pertama dari sebagian besar laporan evaluasi tetapi biasanya ditulis terakhir. Gunakan bagian ini untuk merangkum poin-poin terpenting dalam laporan setelah Anda menyelesaikan bagian-bagian lain.

Tulis bagian "Latar Belakang" yang merinci alasan mengapa evaluasi dilakukan. Sorot temuan dan rekomendasi dari evaluasi sebelumnya yang mengarah pada laporan ini.

Tulis bagian "Cakupan" yang menjelaskan apa yang dievaluasi dan tanggal evaluasi dilakukan.

Tulis bagian "Reviewer" yang berisi daftar orang dan organisasi yang melakukan evaluasi.

Tulis bagian "Proses Evaluasi" yang menjelaskan langkah-langkah yang diambil selama evaluasi dan daftar alat dan sumber daya yang digunakan. Jika lebih dari satu evaluasi dilakukan, proses untuk masing-masing harus dijelaskan secara terpisah.

Tulis bagian "Evaluasi" untuk setiap evaluasi yang dilakukan. Ini mungkin berbagai jenis evaluasi pada subjek yang sama atau subjek yang berbeda sedang dievaluasi. Misalnya, satu orang mungkin telah melakukan wawancara telepon, dan sebuah situs web mungkin telah dianalisis. Selain Apendiks, bagian Evaluasi biasanya yang paling panjang dan paling terperinci.

Tulis bagian "Rekomendasi", cantumkan rekomendasi dari setiap evaluasi. Sementara setiap evaluasi dapat memiliki daftar rekomendasi sendiri, rangkumlah rekomendasi yang paling penting dalam daftar ringkas yang dapat dengan mudah dibaca dan dipahami oleh semua pemangku kepentingan.

Tulis bagian "Referensi" jika perlu, dengan mengutip sumber pihak ketiga yang digunakan untuk melakukan evaluasi. Ini dapat mencakup kebijakan organisasi, pernyataan misi atau makalah industri tentang praktik terbaik.

Tulis bagian "Lampiran" jika perlu yang mencakup data apa pun yang dikumpulkan saat melakukan evaluasi. Ini seringkali dapat berupa satu atau beberapa dokumen terpisah, termasuk spreadsheet atau data lainnya.

Baca ulang seluruh dokumen dan selesaikan bagian Ringkasan. Berikan draf salinan kepada setiap pengulas untuk memastikan temuan mereka didokumentasikan dengan benar sebelum mencetak versi akhir laporan.

Tip

• Meskipun bagian yang direkomendasikan dalam artikel ini berguna untuk sebagian besar laporan evaluasi, perlu diingat bahwa laporan Anda mungkin memerlukan bagian yang berbeda berdasarkan sifat laporan itu sendiri.