Cara Menulis Tanggapan Negatif yang Efektif kepada Karyawan

Meskipun Anda mungkin berharap bisa memberi tahu karyawan Anda "ya" untuk setiap pertanyaan atau permintaan, ini bukan keinginan yang realistis. Sebagai pemilik usaha kecil, kadang-kadang Anda memiliki lebih sedikit pilihan dan sumber daya, sehingga perlu untuk mengatakan "tidak." Tulis tanggapan negatif yang efektif kepada karyawan. Anda mungkin dapat memberikan dorongan, alternatif, atau ide untuk solusi yang akan menyelesaikan situasi dengan positif.

1.

Kumpulkan kebijakan perusahaan yang mendukung respons negatif Anda. Misalnya, jika karyawan Anda telah meminta pembagian kerja dan bisnis Anda tidak memberikan manfaat ini kepada karyawan, temukan kebijakan perusahaan yang menguraikan pembagian kerja. Jika karyawan Anda meminta tunjangan kesehatan yang tidak disediakan perusahaan Anda, temukan dokumentasi sumber daya manusia yang menguraikan tunjangan ini.

2.

Tulis salam resmi untuk memulai tanggapan negatif. Misalnya, Anda dapat menulis, "Karen yang terhormat: Terima kasih telah mendekati manajemen dengan permintaan Anda."

3.

Segue secara diplomatis ke dalam respons negatif. Misalnya, Anda dapat menulis, “Sayangnya, kami tidak dapat mengabulkan permintaan Anda untuk berbagi pekerjaan saat ini. Karena ukuran perusahaan kami dan terbatasnya jumlah orang dalam pekerjaan kami, kami tidak memiliki sumber daya atau staf untuk menjadikan ini pilihan yang layak bagi karyawan. ”Buat jawaban negatif Anda jelas dan singkat dan berikan setidaknya satu alasan untuk alasan tersebut. menjawab.

4.

Kemudahan respons negatif dengan sesuatu yang menggembirakan atau positif, jika mungkin. Misalnya, Anda dapat menulis, “Kami memahami betapa menariknya pembagian kerja bagi banyak karyawan dan kami berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang positif dan bermanfaat bagi karyawan kami. Kami akan berusaha untuk menambahkan manfaat seperti pembagian pekerjaan ke dalam rencana bisnis kami secepat mungkin. ”

5.

Terima kasih kepada karyawan atas kesabaran dan layanannya yang berkelanjutan. Tanda tangani surat itu. Lampirkan dokumentasi pendukung untuk respons negatif.

Tip

• Apa pun situasinya, gunakan metode dasar yang sama untuk mengkomunikasikan respons negatif. Sampaikan kabar buruk dengan sopan, tetapi tegas. Tawarkan alasan dan dorongan kepada karyawan. Selesaikan surat itu sepositif mungkin.