Cara Menulis Manual Instruksi Asisten Administratif

Seorang asisten administrasi membuat eksekutif dan anggota staf Anda tetap pada jalurnya dengan menjaga kantor tetap penuh dengan persediaan, menjadwalkan janji temu dan rapat, dan menjawab telepon sesuai kebutuhan. Asisten administrasi yang bekerja untuk bisnis Anda hanya sebaik buku petunjuk yang Anda tulis untuk mereka. Manual ini merinci harapan perusahaan Anda dan menjelaskan iklim dan budaya. Gunakan itu untuk menjelaskan bagaimana melakukan tugas-tugas tertentu serta untuk menjabarkan aturan perilaku.

Buat halaman sampul untuk instruksi manual. Berikan judul yang sederhana pada manual, seperti "Manual Asisten Administrasi dan Buku Pegangan." Sertakan nama bisnis Anda dan alamatnya di halaman sampul.

Buat daftar isi di halaman kedua. Tuliskan semua topik yang akan Anda sertakan dalam manual, seperti "Menjawab Telepon dan Menerima Pesan, " "Dikte dan Transkripsi, " dan "Memesan Peralatan Kantor." Topik yang Anda daftarkan tergantung pada tanggung jawab asisten administrasi. Selain instruksi tentang melakukan tugas, sertakan konten seperti "Kebijakan Absen, " "Istirahat, " "Manfaat dan Gaji, " dan informasi terkait lainnya yang diperlukan asisten sebagai karyawan.

Buat tajuk untuk setiap topik.

Buat daftar langkah-langkah untuk setiap tugas menggunakan daftar berpoin atau bernomor sehingga asisten dapat dengan jelas melihat perkembangan tugas. Asumsikan tidak ada pengetahuan sebelumnya tentang tugas tersebut; misalnya, perintahkan asisten untuk membuka program pengolah kata untuk mengetik dokumen.

Gunakan bahasa yang jelas untuk menjelaskan cara melakukan setiap tugas. Misalnya, tulis "Jawab telepon dengan mengatakan 'Halo! Terima kasih telah memanggil [Nama Bisnis]. Ini [nama Anda]; bagaimana saya bisa membantu Anda?'" Untuk mengajari asisten tentang cara menjawab telepon. Sebutkan informasi yang mereka perlu kumpulkan dari panggilan saat mengambil pesan atau sebelum mentransfer panggilan ke orang lain. Misalnya, asisten harus mencatat nama penelepon, dari mana ia menelepon dan tujuan panggilan itu.

Simpan dan cetak instruksi manual. Buat lubang di sisi kiri kertas, lalu masukkan ke dalam binder.

Item yang Anda butuhkan

• Komputer dan perangkat lunak pengolah kata

• Printer

• Kertas

• Pukulan lubang

• Pengikat 3-cincin 2 inci

Tip

• Simpan salinan cadangan dari buku petunjuk yang tersimpan di komputer Anda sehingga Anda dapat merevisinya dan mencetaknya kembali seperlunya.

Informasi Gaji 2016 untuk Sekretaris dan Asisten Administrasi

Sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji tahunan rata-rata $ 38.730 pada 2016, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja AS. Pada akhirnya, sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji persentil ke-25 sebesar $ 30.500, yang berarti 75 persen memperoleh lebih dari jumlah ini. Gaji persentil ke-75 adalah $ 48.680, yang berarti 25 persen menghasilkan lebih banyak. Pada 2016, 3.990.400 orang dipekerjakan di AS sebagai sekretaris dan asisten administrasi.