Cara Menggunakan Gabungan Surat

Saat Anda perlu mengirim salinan surat yang sama ke banyak penerima, buat amplop khusus atau label untuk dikirimkan ke berbagai kontak atau Anda ingin membuat email massal terdengar lebih pribadi, Anda dapat menggunakan fitur Gabung Surat di Microsoft Word. Dengan alat ini, Anda dapat menggunakan data dari lembar kerja Excel yang ada, daftar di Word atau kontak Outlook Anda dan menyesuaikan dokumen dengan cepat.

Menggabungkan dari Lembar Kerja Excel

1.

Mulai Word dan buka dokumen baru yang kosong. Pilih tab "Surat", arahkan ke "Mulai Gabungan Surat" dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda gabungkan daftar Anda, seperti "Surat" atau "Amplop."

2.

Klik "Pilih Penerima" di grup Gabungan Surat dan pilih opsi yang sesuai. Pilih "Gunakan Daftar yang Ada" untuk menggunakan data dalam lembar kerja Excel.

3.

Telusuri untuk menemukan spreadsheet yang berisi data yang ingin Anda gunakan dan klik "Buka." Pilih nomor lembar yang benar jika diminta dan klik "OK." Dialog Penerima Gabungan Surat terbuka.

4.

Pilih tab "Surat". Masukkan bidang gabungan yang ingin Anda gunakan dari grup Tulis & Sisipkan Bidang. Misalnya, jika Anda membuat amplop, Anda dapat memilih "Blok Alamat, " yang menggabungkan nama dan alamat orang-orang di daftar Anda.

5.

Klik "Pratinjau Hasil" untuk melihat bagaimana gabungan Anda akan muncul. Edit bidang gabungan atau penerima seperlunya. Klik "Selesai & Gabungkan" untuk menyelesaikan penggabungan dan kemudian mencetak, menyimpan atau mengirim email dokumen.

Menggabungkan Daftar Baru

1.

Mulai Word dan buka dokumen baru yang kosong. Pilih tab "Surat", arahkan ke "Mulai Gabungan Surat" dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda gabungkan daftar Anda, seperti "Surat" atau "Amplop."

2.

Klik "Pilih Penerima" di grup Gabungan Surat dan pilih opsi yang sesuai. Pilih "Ketikkan Daftar Baru" jika Anda ingin mengetikkan daftar penerima ke dalam dokumen Word.

3.

Klik "Kustomisasi Kolom" untuk menambahkan judul kolom untuk setiap bidang yang ingin Anda sertakan dalam penggabungan. Klik nama kolom yang ada di atas yang ingin Anda tambahkan bidang baru dan klik "Tambah." Ketikkan nama kolom dan klik "OK." Isi bagian yang kosong di bawah judul untuk setiap penerima yang ingin Anda tambahkan ke daftar.

4.

Pilih tab "Surat". Masukkan bidang gabungan yang ingin Anda gunakan dari grup Tulis & Sisipkan Bidang. Misalnya, jika Anda membuat amplop, Anda dapat memilih "Blok Alamat, " yang menggabungkan nama dan alamat orang-orang di daftar Anda.

5.

Klik "Pratinjau Hasil" untuk melihat bagaimana gabungan Anda akan muncul. Edit bidang gabungan atau penerima seperlunya. Klik "Selesai & Gabungkan" untuk menyelesaikan penggabungan dan kemudian mencetak, menyimpan atau mengirim email dokumen.

Penggabungan dari Kontak Outlook

1.

Mulai Word dan buka dokumen baru yang kosong. Pilih tab "Surat", arahkan ke "Mulai Gabungan Surat" dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda gabungkan daftar Anda, seperti "Surat" atau "Amplop."

2.

Klik "Pilih Penerima" di grup Gabungan Surat dan pilih opsi yang sesuai. Klik "Pilih dari Kontak Outlook" untuk memilih informasi dari daftar kontak Outlook Anda.

3.

Pilih profil Outlook yang ingin Anda akses jika diminta. Pilih kotak centang di sebelah nama setiap kontak yang ingin Anda gunakan di gabungan surat Anda. Klik "OK."

4.

Pilih tab "Surat". Masukkan bidang gabungan yang ingin Anda gunakan dari grup Tulis & Sisipkan Bidang. Misalnya, jika Anda membuat amplop, Anda dapat memilih "Blok Alamat, " yang menggabungkan nama dan alamat orang-orang di daftar Anda.

5.

Klik "Pratinjau Hasil" untuk melihat bagaimana gabungan Anda akan muncul. Edit bidang gabungan atau penerima seperlunya. Klik "Selesai & Gabungkan" untuk menyelesaikan penggabungan dan kemudian mencetak, menyimpan atau mengirim email dokumen.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Microsoft Word 2013

Peringatan

• Informasi dalam artikel ini berlaku untuk Microsoft Word 2013. Ini mungkin sedikit berbeda atau signifikan dengan versi atau produk lain.