Cara Memperbarui Manual Kebijakan

Manual kebijakan perusahaan adalah cetak biru untuk operasi internal. Ini adalah panduan tertulis tentang bagaimana perusahaan berinteraksi dengan karyawan dan menjalankan bisnisnya. Kebijakan mencakup semua aspek yang diharapkan bisnis dari karyawan, seperti kehadiran, aturan keselamatan, kepatuhan hukum dengan undang-undang ketenagakerjaan, manajemen fasilitas, dan aturan berpakaian. Kebijakan adalah pedoman yang menetapkan aturan dan prosedur perusahaan, dan konsekuensi untuk tidak mengikutinya. Manual kebijakan harus ditinjau dan diperbarui secara berkala jika perlu.

Siapa yang bertanggung jawab

Manajemen atas harus dibuat sadar akan perubahan pada kebijakan dan prosedur dan mengesahkannya, tetapi di banyak perusahaan, staf sumber daya manusia bertanggung jawab untuk meninjau kebijakan dan memperbaruinya. Jika tidak ada departemen sumber daya manusia, manajer senior mungkin bertanggung jawab untuk memperbarui kebijakan. Kebijakan harus sesuai dengan undang-undang dan peraturan yang relevan, dan sebaiknya ditinjau oleh pengacara secara berkala.

Kapan Meninjau

Karena perubahan terus-menerus pada hukum yang terkait dengan pekerjaan, industri dan bisnis, manual kebijakan harus diperbarui secara berkala. Mereka harus ditinjau terhadap undang-undang triwulanan atau tahunan, atau dalam hubungannya dengan audit akuntansi. Berlangganan ke sumber daya manusia atau layanan informasi legislatif bisnis membantu untuk tetap mendapat informasi tentang perubahan legislatif yang dapat memengaruhi kebijakan perusahaan Anda.

Apa yang harus ditinjau

Tinjau kebijakan untuk penerapan ke pemirsa. Misalnya, kebijakan tentang catatan kehadiran yang mengacu pada lembar waktu manual yang dikumpulkan oleh penyelia sudah ketinggalan zaman dan ditujukan kepada audiens yang salah jika manajer TI perusahaan Anda menerapkan sistem kehadiran elektronik otomatis. Tinjau semua langkah dalam kebijakan untuk memastikan tidak ada yang tertinggal atau diabaikan. Misalnya, jika kebijakan keselamatan perusahaan mengharuskan penyimpanan kabel ekstensi segera setelah digunakan, langkah-langkah untuk penggunaan kabel ekstensi yang sah tidak boleh menghilangkan langkah tentang menggulung kabel dan menyimpannya di lemari utilitas. Selain meninjau kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan, meninjau kebijakan untuk praktik dan prosedur saat ini, dan produk dan layanan saat ini.

Cara Memperbarui

Manual kebijakan adalah salinan kertas dari kebijakan tertulis yang disimpan bersama dalam binder, dengan salinan master dalam format pengolah kata. Salinan asli tetap utuh, dan pembaruan selanjutnya dikategorikan dengan beberapa jenis sistem penomoran pembaruan sehingga perubahan dilacak dan diberi tanggal, dan versi terbaru dicatat dan mudah dilihat. Pembaruan resmi dibuat untuk salinan elektronik, dicetak, ditempatkan di binder utama, dan didistribusikan kepada semua yang terlibat sehingga mereka diberitahu tentang perubahan kebijakan. Pengakuan yang ditandatangani atas diterimanya kebijakan yang diperbarui seringkali diperlukan.