Menangani dan Mendokumentasikan Masalah Kinerja Karyawan

Pengawas harus nyaman menangani kinerja karyawan dan melakukan masalah dengan cara yang melindungi kepentingan perusahaan dan memberikan opsi untuk peningkatan karyawan. Selain itu, mendokumentasikan masalah kinerja karyawan juga sama pentingnya. Harus ada jejak kertas sumber daya manusia yang secara akurat dan tepat menggambarkan semua tindakan ketenagakerjaan secara tertulis.

Harapan

Pengusaha menetapkan sasaran kinerja mereka untuk karyawan baru dengan memberikan deskripsi pekerjaan dan mengomunikasikan harapan perusahaan. Buku pedoman karyawan adalah salah satu cara paling efektif untuk mulai mengkomunikasikan harapan perusahaan karena biasanya berisi pedoman dan kebijakan di tempat kerja yang berkaitan dengan kinerja pekerjaan dan perilaku karyawan. Ini adalah tahap pertama dalam apa yang disebut sebagai proses manajemen kinerja perusahaan. Manajemen kinerja adalah sistem yang digunakan pengusaha untuk mengukur seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka, apakah mereka memenuhi harapan perusahaan dan apakah perilaku dan perilaku mereka sesuai untuk tempat kerja. Manajemen kinerja juga digunakan untuk mengidentifikasi tujuan karyawan dan peluang pelatihan dan pengembangan yang dapat membantu karyawan mencapai tujuan profesional mereka.

Kebijakan

Fungsi lain dari sistem manajemen kinerja dianggap disiplin karyawan, tinjauan disiplin atau tindakan korektif. Karyawan yang kinerjanya kurang dari harapan perusahaan dapat dikenakan tinjauan disiplin atau proses serupa, yang dirancang untuk membantu mereka meningkatkan kinerja di bidang pekerjaan tertentu atau perilaku di tempat kerja. Banyak perusahaan menggunakan kebijakan disiplin progresif yang terdiri dari serangkaian tindakan disiplin mulai dari pelanggaran ringan hingga kesalahan serius. Disiplin progresif biasanya dimulai dengan peringatan lisan dan meningkat ke tahap yang memberi karyawan kesempatan terakhir untuk meningkatkan kinerja atau melakukan sebelum penangguhan atau pemutusan hubungan kerja.

Kepemimpinan

Salah satu elemen kunci dalam manajemen kinerja adalah kepemimpinan yang efektif. Pengawas bertanggung jawab untuk mengelola karyawan mereka dengan memberikan panduan dan umpan balik yang sesuai dengan cara yang bermanfaat. Karyawan yang menerima umpan balik yang konstruktif dan teratur akan lebih mampu meningkatkan kinerja mereka sementara itu masih merupakan masalah kecil. Interval yang panjang antara umpan balik karyawan atau kurangnya umpan balik karyawan meningkatkan kemungkinan bahwa kinerja yang buruk akan mencapai tingkat di mana supervisor atau karyawan tidak dapat dengan mudah memperbaikinya.

Perhatian

Mencegah masalah kinerja karyawan membutuhkan umpan balik yang berkelanjutan. Menangani masalah kinerja karyawan membutuhkan perhatian kepemimpinan segera pada contoh pertama dari masalah kinerja. Pelatihan kepemimpinan mengajarkan pengawas bagaimana mengenali kinerja dan melakukan masalah, serta jenis tindakan disipliner yang sesuai untuk masalah tertentu. Beberapa masalah kinerja atau perilaku merupakan pelanggaran yang dapat diakhiri, artinya karyawan dapat segera diberhentikan. Contoh-contoh jenis pelanggaran ini termasuk pelanggaran berat, ketidakjujuran karyawan, atau tindakan karyawan yang sebaliknya mengancam keselamatan di tempat kerja, seperti kepemilikan obat-obatan dan senjata di tempat kerja. Pengawas harus memiliki akses ke formulir tindakan disipliner dan korektif sehingga mereka dapat mendokumentasikan masalah kinerja secepat mungkin dan mengatasi masalah mereka dengan karyawan.

Dokumentasi

Tanpa pertanyaan, mendokumentasikan masalah kinerja karyawan adalah suatu keharusan. Masalah kinerja karyawan harus didokumentasikan sedetail mungkin dan diajukan dalam file personil resmi karyawan. Pengawas terkadang membuat kesalahan dengan tidak mendokumentasikan masalah hanya untuk melihat kinerja karyawan lebih menderita sampai pada titik di mana pemutusan hubungan kerja mungkin merupakan satu-satunya pilihan untuk menjaga kepentingan bisnis majikan. Semua tindakan ketenagakerjaan - baik disiplin, promosi, konseling atau pelatihan - harus sepenuhnya didokumentasikan untuk membenarkan keputusan ketenagakerjaan di masa depan. Perusahaan yang tidak memiliki formulir khusus untuk mendokumentasikan masalah kinerja masih harus meminta pengawas untuk membuat ringkasan tertulis untuk setiap masalah kinerja yang mereka tangani. Ringkasan harus berisi uraian tentang masalah kinerja, tanggal terjadinya masalah, ketika penyelia dan karyawan membahas kinerja atau melakukan masalah dan langkah-langkah apa yang diambil untuk menyelesaikan masalah atau memperbaiki kinerja karyawan.