Cara Memberikan PowerPoint Yang Baik untuk Organisasi Anda

PowerPoint menerima pujian karena kemampuannya memungkinkan orang yang belum terlatih sebagai pembicara publik untuk melakukan presentasi kepada audiens, tetapi itu juga dicerca sebagai alasan begitu banyak ide bagus gagal menjangkau audiens yang tidak dapat menguraikannya di tengah-tengah klip yang buruk seni dan animasi lincah, tidak ada gunanya. Yang terbaik, itu menyajikan grafik yang menarik yang menampilkan ide-ide besar tanpa perlu banyak teks, seperti yang dilakukan firma desain Empowered Presentations dalam "The Convenient Truth, " sebuah pesan anti-perokok pemenang penghargaan. Paling buruk, itu menenggelamkan fakta-fakta penting dalam rim narasi, seperti presentasi in-house NASA yang gagal mengingatkan manajemen senior terhadap cacat desain kritis yang menyebabkan pesawat ulang-alik Columbia meledak. Ketika tiba giliran Anda untuk membuat presentasi PowerPoint untuk perusahaan Anda, rencanakan untuk mencapai kesuksesan dan menghindari kegagalan di setiap langkah.

1.

Ketahui apa yang harus Anda sampaikan sebelum membuat presentasi. Sangat menggoda untuk menyelam dan mulai memilih grafik, membuat slide atau memilih warna segera setelah Anda mendapatkan tugas untuk disajikan. Untuk hasil terbaik, jelaskan pesannya dan apa yang dipertaruhkan untuk menyampaikannya. Presentasi kepada calon pelanggan membutuhkan pendekatan yang berbeda dari presentasi di rumah kepada manajer departemen.

2.

Terapkan tema visual yang konsisten di seluruh presentasi Anda. Hindari menggunakan beberapa tipografi atau membuat setiap slide terlihat sangat berbeda dari yang berikutnya. Pilih tema dari galeri PowerPoint dan gunakan atau sesuaikan, atau kembangkan tema Anda yang mencerminkan identitas perusahaan Anda.

3.

Batasi teks. Slide tidak harus terdiri dari judul dan beberapa peluru. Pesan Anda hilang ketika disajikan tanpa visual untuk memancing pemikiran. Gunakan visual yang sederhana dan menarik untuk memberikan latar belakang narasi Anda.

4.

Gunakan ukuran teks yang bisa dibaca orang di baris belakang. Uji presentasi Anda dalam kondisi yang sedekat mungkin dengan yang Anda presentasikan. Duduk sejauh mungkin dari layar proyeksi atau monitor saat audiens Anda duduk, dan evaluasi keterbacaan konten Anda. Perbesar teks Anda sampai jelas, dan evaluasi konten Anda untuk melihat apakah Anda dapat mengurangi ketergantungannya pada kata-kata.

5.

Pertahankan kontras warna yang dapat dibaca antara teks dan latar belakang Anda. Ingatlah selalu kebutuhan orang-orang dengan masalah persepsi warna ketika Anda memilih skema warna. Hindari menempatkan berlawanan warna di atas satu sama lain. Tidak hanya teks merah pada latar belakang hijau yang terlihat bergetar, tetapi hasilnya juga tidak dapat dibaca oleh seseorang yang buta warna.

6.

Pilih gambar dengan hati-hati. Hindari clip art yang pernah Anda gunakan sebelumnya atau gambar yang menurut Anda basi atau norak. Cari foto berkualitas baik dan efektif dengan lisensi bebas royalti yang murah atau izin penggunaan sumber terbuka.

7.

Gunakan animasi dengan bijak dan hemat. Jika setiap slide menukik, memperbesar, membalik dan terbang, audiens Anda mungkin terbelah antara pusing dan tawa. Tanyakan kepada diri sendiri mengapa Anda membutuhkan animasi tertentu, dan jika satu-satunya jawaban Anda adalah "karena itu ada dalam daftar opsi program, " keluarkanlah.

8.

Jangan hanya membaca slide Anda untuk audiens Anda dan menyebutnya presentasi. Ini lebih cenderung membuat mereka tertidur daripada menarik perhatian mereka. Faktanya, jika semua slide Anda terdiri dari teks, presentasi Anda tidak akan cukup melibatkan audiens Anda untuk menyampaikan maksudnya.

9.

Jaga agar informasi Anda relevan dengan audiens Anda dalam materi pelajaran dan bahasa. Jangan menjelaskan istilah teknis kepada orang yang menggunakannya setiap hari atau mengumbar jargon pada audiens yang tidak akan tahu apa yang Anda bicarakan.

10.

Libatkan audiens Anda; jangan hanya ceramah pada mereka. Bangun peluang untuk mengajukan pertanyaan yang meminta keterlibatan dan tunjukkan kepada audiens Anda bahwa poin yang Anda buat terkait dengan kebutuhan mereka.

11.

Latih presentasi Anda, terutama jika Anda menggunakan acara berjangka waktu di dalamnya. Berlatihlah di depan audiens ujian yang tidak mengetahui materi pelajaran Anda. Ajukan pertanyaan yang dirancang untuk mencari tahu seberapa jelas Anda telah menyampaikan poin Anda dan di mana Anda dapat meningkatkan narasi Anda.

12.

Pastikan peralatan Anda berfungsi. Jika Anda melakukan presentasi di kantor Anda sendiri, siapkan komputer dan peralatan proyeksi Anda terlebih dahulu dan uji setiap aspeknya, dari sistem operasi dan perangkat lunak hingga lampu proyektor. Jika Anda melakukan presentasi di jalan, rencanakan masalah sehingga Anda tidak ketahuan jika terjadi. Bawalah kabel tambahan, salinan cadangan file PowerPoint Anda pada thumb drive, dan bahkan laptop cadangan jika memungkinkan.

13.

Persiapkan selebaran terpisah, jika Anda menggunakannya, bukan hanya cetakan slide Anda. Apa yang berfungsi di layar tidak selalu memberikan penjumlahan yang tepat dari pembicaraan Anda, terutama jika Anda menggunakan slide dengan gambar yang membingkai bagian dari pesan Anda tanpa disertai teks. Jangan membagikan dokumentasi cetak Anda sampai setelah Anda berhasil, atau Anda akan merusak peluang Anda untuk membuat dampak - dan semua orang akan membaca alih-alih memperhatikan Anda.

Kiat

• Jika Anda harus meminta maaf atas slide yang berisi informasi yang terlalu kecil untuk dibaca, temukan cara lain untuk menyajikan kontennya. Untuk memasukkan diagram alir besar atau grafik, perbesar bagian yang berurutan dari atas ke bawah.
• Tanyakan pada diri Anda apakah Anda memasukkan terlalu banyak informasi latar belakang yang sudah diketahui audiens Anda. Momen pengantar menyajikan konteks, sedangkan regurgitasi yang lama dari hal yang jelas mendorong kurangnya perhatian.
• Daripada teks yang menceritakan tentang suatu situs web atau desain produk, tunjukkan situs atau fitur dan bicarakan tentang hal itu saat Anda menunjukkan visual Anda.

Peringatan

• Jika Anda melakukan presentasi di lokasi klien, ruang rapat konvensi, atau situs lain yang tidak Anda kontrol, jangan pernah berasumsi bahwa peralatan atau pengaturan yang Anda janjikan akan terwujud. Lihatlah situs tersebut di muka, atau minta foto yang menunjukkan tempat itu jika itu adalah ruang konvensi.