Cara Baik Mengenkripsi Dokumen Bisnis

Siapa pun yang memiliki akses ke email atau komputer Anda dapat memperoleh dokumen bisnis Anda. Jika Anda menyimpan atau mengirim informasi sensitif, Anda dapat membahayakan perusahaan atau diri Anda sendiri. Enkripsi memungkinkan Anda melindungi dokumen dari mata yang mengintip. Ada dua jenis enkripsi dan beberapa program yang menawarkannya.

Cara Kerja Enkripsi

Saat Anda mengenkripsi dokumen, Anda memasukkan kunci angka. Perangkat lunak enkripsi menggunakan algoritma, atau formula matematika, untuk mengubah teks Anda menjadi ciphertext, yang mengacaukan kata-kata untuk setiap pemirsa yang tidak sah. Siapa pun yang ingin melihat dokumen harus mengetahui kunci angka atau memiliki sertifikat bawaan untuk penampil dokumen atau email yang menyertakan kunci tersebut.

Jenis Enkripsi

Enkripsi simetris mendorong dokumen Anda melalui perangkat lunak enkripsi, yang menghasilkan kunci. Program enkripsi simetris kemudian mengirimkan dokumen dan kunci Anda secara terpisah ke pemirsa. Penampil akan memerlukan program enkripsi simetris yang sama untuk melihat dokumen. Enkripsi asimetris memiliki dua kunci: kunci publik dan kunci pribadi. Perangkat lunak ini menggunakan kunci publik untuk menyandikan dokumen Anda dan kunci pribadi untuk men-decode dokumen. Sementara kedua jenis enkripsi memberikan perlindungan dasar, enkripsi asimetris lebih sulit untuk dipecahkan dan lebih aman untuk dokumen sensitif.

Enkripsi internal

Banyak klien email menawarkan enkripsi bawaan untuk pesan email Anda. Perangkat lunak enkripsi ini akan memberikan kunci untuk semua pesan email yang Anda kirim atau dokumen yang Anda lampirkan ke email. Beberapa program perangkat lunak pengolah kata yang populer juga menawarkan enkripsi bawaan. Biasanya, Anda harus menambahkan enkripsi secara terpisah ke setiap dokumen yang ingin Anda lindungi. Secara umum, program bawaan menggunakan enkripsi simetris.

Enkripsi Opsional

Untuk perlindungan tambahan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak enkripsi terpisah untuk melindungi dokumen Anda. Misalnya, Windows menawarkan Sistem File Enkripsi. Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengenkripsi dokumen dan menyimpannya di hard drive Anda. Symantec menawarkan perangkat lunak enkripsi yang dapat digunakan perusahaan untuk melindungi perangkat seluler dan laptop. Perangkat lunak ini menginstal enkripsi untuk semua jenis dokumen.