Cara Mengarsipkan W-2 & W-3 yang Dikoreksi

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda seharusnya memberi karyawan formulir W-2 yang berlaku paling lambat 31 Januari setiap tahun. Anda juga mengajukan W-2 untuk setiap karyawan yang berlaku ditambah formulir pengiriman W-3 dengan Administrasi Jaminan Sosial (SSA). Karyawan menggunakan W-2 untuk mengajukan pengembalian pajaknya ke agen pajak masing-masing; oleh karena itu, sangat penting bahwa informasi itu benar. Jika W-2 salah, Anda harus memperbaiki dan mengajukannya.

1.

Dapatkan Formulir kertas W-2c dan W-3c (versi terkoreksi dari setiap formulir) dengan menghubungi IRS. Jika Anda mau, Anda dapat mendaftar dengan Layanan Bisnis Administrasi Keamanan Sosial Online untuk mengisi formulir di komputer Anda dan mengirimkannya secara elektronik.

2.

Selesaikan W-2 yang diperbaiki segera setelah Anda menemukan kesalahan, bahkan jika Anda hanya mengoreksi nama karyawan atau nomor Jaminan Sosial. Jika Anda melaporkan upah yang salah atau pemotongan pajak pada formulir asli, Anda harus mengajukan W-2 yang diperbaiki. Jika koreksi hanya untuk perubahan alamat, isilah W-2 baru yang menunjukkan alamat yang benar. Dalam hal ini, Anda tidak perlu mengajukan perubahan alamat dengan SSA. Cukup berikan karyawan formulir baru yang menunjukkan alamat yang benar.

3.

Isi W-3 yang diperbaiki, yang merupakan bentuk pengiriman yang menunjukkan total W-2 yang Anda kirim. Total untuk semua item pada W-3c harus sama dengan total untuk item pada W-2cs semua karyawan. Misalnya, jika Anda melaporkan perubahan pemotongan pajak penghasilan federal hanya satu karyawan, total W-3c untuk pajak penghasilan federal yang dipotong harus sama dengan jumlah yang dikoreksi yang ditunjukkan pada W-2c karyawan.

4.

Ajukan W-2c dan W-3c dengan Administrasi Jaminan Sosial segera setelah menemukan kesalahan. Jika mengajukan melalui surat, kirim W-2c dan W-3c ke alamat SSA yang dinyatakan dalam publikasi IRS “Instruksi untuk Formulir W-2c dan W-3c”. Jika mengajukan secara elektronik, kirimkan formulir melalui SSA Business Services Online.

5.

Berikan karyawan salinan W-2c sehingga dia dapat mengubah pajaknya.

Kiat

• Jika mengajukan melalui surat, isi formulir menggunakan tinta hitam atau hitam dalam font Courier jika memungkinkan dan pastikan bahwa formulir dapat dibaca.
• Jangan rekatkan atau menjepit W-2c ke W-3.
• Lengkapi W-3 yang terpisah untuk setiap tahun pajak.
• Jika perubahan W-2 hanya untuk pajak penghasilan negara bagian atau lokal, jangan ajukan W-2c dengan SSA. Ajukan formulir dengan agen pajak negara bagian atau lokal.