Cara Menulis Laporan Analisis Kesenjangan

Pernahkah Anda melihat keberhasilan pesaing Anda dan berkata kepada diri sendiri, "Apa yang saya lewatkan?" Perusahaan kecil dan besar menjalani latihan strategis yang disebut analisis kesenjangan untuk menjawab pertanyaan itu, serta pertanyaan lain yang mencerminkan perusahaan tujuan aspirasional. Analisis kesenjangan tradisional melihat keadaan perusahaan Anda saat ini, membandingkannya dengan di mana Anda ingin perusahaan Anda berada, dan kemudian mengusulkan rencana untuk mengisi kesenjangan.

Di mana Anda Ingin?

Misalnya, katakanlah Anda memiliki toko pengantin. Anda menjual banyak gaun pengantin kepada pelanggan lokal yang berbelanja di lokasi ritel Anda. Anda baru-baru ini memperhatikan, bagaimanapun, bahwa toko pengantin yang hebat di negara bagian yang berbeda memiliki situs web yang keren untuk penjualan online dan koordinator pernikahan di-tempat yang menambah pemasukan acara khusus untuk toko tersebut. Jadi, Anda ingin perusahaan Anda menjadi lebih seperti bisnis yang sukses. Cara strategis untuk memindahkan toko Anda dari titik A ke titik aspirasional B adalah melalui analisis kesenjangan.

Bagian satu dari analisis kesenjangan menetapkan aspirasi Anda. Apa yang ingin Anda ubah? Jadi bermimpilah, berbicaralah dengan karyawan Anda sehingga Anda dapat membangun visi, dan tentukan seperti apa kondisi masa depan dari masalah saat ini. Jelaskan bisnis apa yang Anda inginkan di atas kertas, gunakan format apa pun yang sesuai dengan masalah yang Anda hadapi.

Deskripsi teks, foto, daftar, bagan, dan grafik adalah alat yang tepat untuk Anda gunakan saat menjabarkan visi Anda. Bagian ini tidak perlu panjang, tetapi harus menawarkan visi yang jelas.

Bagian dua dari analisis kesenjangan mengambil pandangan realistis tentang bisnis dan sumber daya Anda saat ini sehubungan dengan di mana Anda ingin berada di masa depan. Jika Anda melihat ekspansi, berapa banyak karyawan yang Anda miliki? Apa keahlian mereka, dan apakah ada di antara mereka yang kompeten di bidang yang tidak digunakan oleh posisi mereka saat ini? Apakah Anda tahu persis seberapa cepat Anda dapat mengisi kembali persediaan? Seberapa sehat arus kas dan cadangan Anda?

Cara mudah untuk mengisi bagian dua dari analisis kesenjangan di atas kertas adalah dengan mengatur tabel dengan kolom pertama berlabel "Kondisi Saat Ini". Di bawah kolom ini, daftarkan semuanya - seperti yang ada saat ini - yang perlu Anda ubah atau tingkatkan untuk memenuhi tujuan yang ada dalam pikiran Anda. Dalam contoh toko pengantin, pemilik dapat membuat daftar kelemahan berikut:

• Situs web yang membosankan

• Tidak ada keahlian teknis pada staf

• Tidak ada keahlian perencanaan acara pada staf

• Cadangan kas terbatas untuk memperluas persediaan

Di kolom kedua berlabel "Masa Depan, " daftarkan semua atribut impian Anda yang sesuai dengan keadaan bisnis Anda saat ini. Jadi, dalam contoh toko pengantin, pemilik dapat mendaftar:

• Situs web eCommerce yang layak

• Manajer situs web tentang staf

• Perencana acara tentang staf

• Persediaan diperluas

Label kolom tiga "Celah" dan tunjukkan Ya atau Tidak jika ada celah antara kondisi saat ini dan masa depan. Dalam contoh toko pengantin, setiap baris harus memiliki indikasi ya.

Kolom empat harus merupakan deskripsi sederhana tentang kesenjangan antara kolom pertama dan kedua. Dalam contoh toko pengantin, deskripsi celah dapat terlihat seperti ini:

• Kurangnya keahlian teknis

• Kekurangan keterampilan staf

• Kekurangan keterampilan staf

• Kurangnya sumber daya keuangan

Deskripsi hanya menunjukkan apa yang hilang. Rencana untuk pergi dari titik A ke titik B ada di bagian selanjutnya.

Faktor, Tindakan dan Tindakan

Bagian ketiga dari analisis kesenjangan adalah daging latihan. Pertama, identifikasi setiap faktor yang berperan dalam celah yang diidentifikasi dalam bagan dua bagian Anda. Faktor-faktor dapat mencakup hal-hal seperti kredit bisnis yang buruk yang memengaruhi kemampuan Anda untuk meningkatkan tingkat inventaris atau proses rekrutmen yang buruk yang membuat toko Anda sulit mempertahankan staf. Anda ingin menjadi spesifik dan mengidentifikasi setiap faktor yang berkontribusi terhadap kesenjangan.

Akhirnya, setiap faktor harus memiliki langkah tindakan yang sesuai yang dapat menyelesaikan masalah. Jika suatu faktor dalam suatu celah berhubungan dengan serangkaian keterampilan karyawan Anda, langkah tindakan mungkin untuk merekrut staf tambahan, menawarkan pelatihan atau mengalihdayakan bagian dari suatu proyek sementara Anda meningkatkan kapasitas internal. Jika kredit merupakan masalah, langkah tindakan mungkin untuk meneliti pemasok lokal yang bersedia bekerja sama dengan Anda untuk memperluas inventaris.

Langkah-langkah tindakan harus spesifik, dan ketika Anda melihatnya bersama-sama, mereka harus membuat rencana untuk mengatasi semua kesenjangan dalam sumber daya yang mencegah bisnis Anda mencapai kondisi ideal.