Cara Menyusun Resolusi Perusahaan Nirlaba

Perusahaan nirlaba, seperti semua perusahaan, bertindak melalui dewan direksi, pejabat, dan perwakilan resmi lainnya. Karena dewan direksi bertanggung jawab atas arahan keseluruhan dan pengambilan keputusan untuk perusahaan, penting untuk mendokumentasikan keputusan dewan secara tertulis. Resolusi perusahaan adalah dokumen yang biasa digunakan untuk tujuan ini. Resolusi tersebut umumnya disusun setelah pertemuan dan pemungutan suara oleh direksi tentang masalah penting bagi perusahaan.

Format Resolusi Dasar

Penyusunan resolusi perusahaan tidak mengharuskan mematuhi hukum atau aturan format tertentu. Sebuah resolusi dapat mengambil bentuk apa pun asalkan memenuhi tujuannya - yaitu, selama itu dengan jelas mengidentifikasi aksi korporasi yang disetujui oleh dewan. Dalam kebanyakan kasus, resolusi satu halaman sudah cukup untuk memasukkan semua informasi yang diperlukan. Beberapa informasi dasar yang harus dimasukkan resolusi adalah nama korporasi; tanggal rapat dewan ketika resolusi disetujui; dan nama-nama anggota dewan yang menghadiri pertemuan, atau pernyataan bahwa semua anggota dewan atau kuorum hadir. Resolusi tersebut juga harus mencakup pernyataan yang menyatakan atau mengesahkannya sebagai sah dan menanggung tanda tangan dari ketua dewan atau pejabat perusahaan lainnya, seperti presiden atau sekretaris.

Resolusi Masalah Subjek

Inti dari resolusi ini adalah aksi korporasi yang disetujui oleh dewan. Misalnya, resolusi biasanya disiapkan ketika dewan menyetujui menandatangani kontrak penting dengan klien atau vendor baru. Resolusi juga sering digunakan untuk menyetujui pembukaan, penutupan atau transfer rekening bank. Saat menyusun materi pokok resolusi, nama, tempat, dan tanggal spesifik harus digunakan sebagaimana mestinya untuk mengidentifikasi tindakan yang disetujui oleh dewan. Dalam hal kontrak yang disetujui atau dokumen lain, mungkin lebih baik untuk melampirkan salinan dokumen ke resolusi. Meskipun resolusi dapat mencakup sejumlah keputusan dewan, untuk sebagian besar situasi resolusi harus dibatasi pada keputusan yang hanya membahas satu masalah. Alasan untuk ini adalah bahwa salinan resolusi dewan sering diberikan kepada perusahaan atau individu yang dilakukan perusahaan untuk menunjukkan persetujuan dewan untuk tindakan korporasi. Jika resolusi mencakup keputusan tentang tindakan yang tidak terkait, memberikan salinan resolusi kepada pihak ketiga akan secara tidak perlu mengungkapkan informasi rahasia non-publik kepada pihak-pihak ini.

Resolusi Model Instansi Pemerintah

Perusahaan nirlaba sering berurusan dengan lembaga pemerintah tentang masalah yang menjadi perhatian publik, yang mungkin melibatkan pengajuan hibah, pinjaman, atau persetujuan pemerintah lainnya. Dalam banyak situasi, badan pemerintah memerlukan resolusi perusahaan untuk memverifikasi persetujuan dewan untuk membuat aplikasi pemerintah. Dalam beberapa kasus, agen pemerintah bahkan mungkin mengharuskan bahasa tertentu dimasukkan dalam resolusi perusahaan. Bukan hal yang aneh bagi lembaga pemerintah untuk menyediakan model nirlaba dengan resolusi model yang menguraikan bahasa yang diperlukan. Penyusunan resolusi dalam situasi ini harus dilakukan dengan menggunakan resolusi model.

Pertimbangan Lainnya

Perusahaan nirlaba didirikan berdasarkan hukum negara bagian tempat ia akan melakukan kegiatannya. Beberapa negara mengharuskan perusahaan nirlaba untuk mengadopsi resolusi jika mereka terlibat dalam kegiatan tertentu. Misalnya, bagian 22.251 (d) dari Kode Organisasi Bisnis Texas mensyaratkan setiap perusahaan nirlaba yang memiliki anggota untuk mengadopsi resolusi spesifik jika perusahaan tersebut merupakan pihak dalam merger. Saat menyusun resolusi untuk mematuhi undang-undang, resolusi tersebut harus secara khusus merujuk undang-undang dan menyatakan bahwa resolusi dewan dimaksudkan untuk mematuhi undang-undang.