Cara Mendokumentasikan Pelatihan Penghancuran

Tidak peduli apa bisnis Anda, Anda harus membuat prosedur penghancuran data yang tepat. Hanya dengan membuang data sensitif Anda ke tempat sampah dapat meninggalkan perusahaan Anda, dan karyawan Anda, terbuka untuk pencurian identitas. Semua perusahaan, apa pun yang mereka lakukan atau berapa banyak pekerja yang mereka miliki, perlu membuat pedoman yang jelas untuk pembuangan dan penghancuran data sensitif, dan perusahaan-perusahaan itu perlu mengembangkan rencana pelatihan penghancuran data untuk semua karyawan.

1.

Tandai semua tempat penghancur kertas dengan jelas sehingga semua karyawan akan tahu bagaimana dan di mana harus membuang dokumen sensitif dan data lainnya. Jika tempat sampah yang berbeda digunakan untuk berbagai jenis barang (mis. Kertas, kartu, CD), pastikan bahwa setiap nampan ditandai dengan jelas dengan jenis data yang digunakannya.

2.

Tempatkan tempat penghancur kertas di setiap departemen dan pastikan mereka mudah diakses oleh semua karyawan. Jika tempat shredder tidak berlokasi, kepatuhan mungkin lebih sulit.

3.

Letakkan poster berwarna dan menarik di dekat setiap tempat penghancur kertas dan di area umum tempat karyawan akan melihatnya. Ini akan meningkatkan kesadaran akan nampan dan pentingnya menggunakannya bahkan sebelum sesi pelatihan diadakan.

4.

Persiapkan handout sederhana untuk setiap pekerja yang merinci jenis dokumen mana yang tunduk pada kebijakan penghancuran data dan yang tidak. Berikan contoh data yang jelas yang berpotensi sensitif atau rahasia, seperti data penjualan, kwitansi, dan catatan pasien.

5.

Berikan contoh item non-kertas yang tunduk pada kebijakan penghancuran data, seperti disk atau hard drive komputer. Pastikan karyawan tahu cara membuang barang-barang itu dengan benar.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Tempat penghancur kertas
• Manual pelatihan