Pedoman untuk Melakukan Pertemuan Bisnis

Rapat seringkali tidak efektif karena salah urus waktu dan sumber daya. Namun, jika Anda menjaga anggota tetap pada jalurnya, menghormati dan bekerja menuju tujuan bersama, Anda dapat mencapai apa yang Anda butuhkan dalam waktu yang ditentukan. Seorang pemimpin yang baik sangat penting; Namun, ketahuilah bahwa orang yang paling memenuhi syarat mungkin atau mungkin bukan pemilik bisnis. Perlu diingat bahwa menjalankan rapat secara efektif membutuhkan latihan; coba setiap kali untuk meningkatkan kinerja Anda.

Menetapkan Pedoman Umum

Menurut Management Help, "Empat aturan dasar yang kuat adalah: berpartisipasi, fokus, mempertahankan momentum, dan mencapai penutupan." Ingatlah untuk memasukkan aturan yang mungkin tampak jelas, termasuk memulai dan mengakhiri pertemuan tepat waktu, berbicara satu per satu dan berbicara hanya pada topik yang relevan. Panduan sederhana ini akan membantu menjaga rapat Anda sesuai dengan topik apa pun. Sebutkan aturan-aturan ini di bagian atas agenda setiap pertemuan dan tinjau dengan peserta baru yang belum mengetahui aturan.

Peran Pemimpin

Pemimpin kelompok, atau orang yang melakukan pertemuan, memiliki dua fungsi penting: tugas dan pemeliharaan. Pemimpin bertanggung jawab untuk menjaga tugas anggota dan diskusi sesuai target. Menjadi mediator; alih-alih menyuarakan pendapat Anda sendiri atau memilih pihak, bantu anggota mengklarifikasi apa yang mereka butuhkan dan biarkan mereka memperdebatkan gagasan mereka. Untuk mencegah interupsi, sarankan agar peserta menuliskan ide dan pendapat mereka, dan simpan mereka untuk giliran berbicara.

Persiapan

Tuliskan dan bagikan dengan jelas topik apa yang akan dibahas dalam rapat sehingga semua peserta siap dan fokus. Agenda terperinci mencakup setiap topik utama, seberapa cepat perlu ditangani dan tindakan yang diharapkan. Bersikap realistis tentang apa yang dapat Anda capai dalam setiap pertemuan dan rencanakan dengan tepat. Tetapkan waktu dan tanggal rapat sehingga individu yang diperlukan dapat hadir, dan beri tahu semua peserta tentang waktu, lokasi, dan agenda rapat sejauh mungkin dari waktu sebelumnya.

Garis Besar Rapat Umum

Penting untuk memulai rapat tepat waktu. Pertama, berterima kasih kepada orang-orang karena menghadiri dan meninjau agenda Anda. Minta seseorang untuk membuat notulen, atau catatan, pada pertemuan tersebut sehingga Anda dapat memberikannya kepada peserta untuk ditinjau. Bicaralah dengan anggota selama rapat dan terima umpan balik tentang kemanjuran rapat; mengimplementasikan perubahan sesuai kebutuhan untuk membantu semua orang menjadi lebih produktif. Sisakan waktu di akhir pertemuan untuk evaluasi dan periode saran untuk meningkatkan produktivitas dan prosedur pada pertemuan berikutnya. Akhirnya, akhiri rapat Anda tepat waktu dan pastikan untuk meninjau semua keputusan dan penugasan sebelum menetapkan tanggal untuk pertemuan berikutnya.

Pendekatan Tipe-Khusus

Berbagai jenis pertemuan membutuhkan gaya kepemimpinan yang berbeda: berorientasi aksi, curah pendapat, perencanaan jangka pendek, atau perencanaan jangka panjang.

Pertemuan berorientasi aksi fokus pada penyelesaian masalah yang mendesak; untuk mengurangi waktu yang dihabiskan dalam rapat, pastikan bahwa semua orang dipersiapkan dengan baik dengan ide-ide dan biarkan mereka mempertahankan proposal mereka sendiri.

Sesi curah pendapat dapat berjalan lebih lama dari pertemuan lain, jadi bawalah makanan, minuman, dan inspirasi dari luar untuk membuat para peserta tetap bersemangat.

Perencanaan jangka pendek membutuhkan kelompok yang bekerja bersama sebagai tim untuk membuat keputusan yang mencakup kebutuhan perusahaan, jadi pastikan Anda mengundang orang yang tepat.

Perencanaan jangka panjang membutuhkan setidaknya semua eksekutif tingkat atas dan seringkali seluruh staf. Menjadi tuan rumah pertemuan dengan populasi yang begitu besar membuatnya semakin penting bagi Anda untuk membuat orang tetap fokus dan membantu mereka berbagi ide dengan cerdas dan penuh hormat.