Cara Mendokumentasikan Karyawan

Dokumentasi membuat catatan kinerja karyawan, baik kontribusi positif maupun negatif bagi perusahaan. Dokumentasi menetapkan garis waktu untuk masalah perilaku dan mendukung pemutusan hubungan kerja, jika perlu, dengan menunjukkan bahwa upaya telah dilakukan untuk meningkatkan kinerja karyawan sebelum pemutusan hubungan kerja. Catatan karyawan memberikan kontinuitas jika karyawan pindah ke departemen yang berbeda atau bergerak di bawah pengawasan manajer yang berbeda. Mendokumentasikan perilaku secara akurat dan tanpa bias adalah kunci untuk membuat catatan karyawan yang efektif.

1.

Meninjau kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan dalam mendokumentasikan karyawan. Ikuti prosedur yang tercantum dalam kebijakan jika berlaku.

2.

Tuliskan insiden spesifik yang melibatkan karyawan dalam file-nya. Dokumentasikan fakta kejadian, termasuk apa yang mengarah pada situasi, tindakan karyawan dan efek yang dihasilkan. Misalnya, jika karyawan gagal muncul untuk bekerja tanpa menelepon, efeknya mungkin adalah ketidakmampuan tim untuk menyelesaikan proyek yang menjadi bagiannya.

3.

Tentukan tanggal setiap entri untuk menunjukkan garis waktu kronologis tindakan penting oleh karyawan. Tambahkan waktu hari jika informasi itu relevan.

4.

Dokumentasikan tindakan disipliner apa pun yang terjadi, jika perlu. Sertakan langkah-langkah yang Anda ambil dan reaksi karyawan, berhati-hatilah untuk menyatakan informasi secara faktual tanpa menambahkan emosi padanya.

5.

Tuliskan langkah-langkah yang Anda ambil untuk membantu karyawan mengubah perilakunya. Ini mungkin termasuk meninjau kebijakan karyawan yang relevan dengannya, mengirimnya ke pelatihan atau membuat rencana tindakan untuk ditingkatkan.

6.

Mintalah perspektif karyawan tentang situasi atau alasannya atas tindakannya. Sertakan informasi itu dalam catatan. Misalnya, jika dia terlambat satu jam, tanyakan mengapa dan mendokumentasikan alasannya.

7.

Tindak lanjuti dokumentasi secara berkala untuk mencatat apakah karyawan membuat kemajuan. Menggabungkan kinerja positif bila relevan sehingga dokumentasi secara akurat menggambarkan kemampuan dan tindakan karyawan.

Peringatan

• Jangan pernah menyertakan serangan pribadi, komentar diskriminatif atau informasi serupa dokumentasi, karena Anda membiarkan diri Anda terbuka untuk tindakan hukum. Tetap dengan fakta dan pengamatan tentang karyawan daripada rumor atau asumsi.