Bagaimana cara saya menulis prosedur penggajian?

Gaji memainkan peran utama dalam bisnis Anda ketika Anda memiliki karyawan yang harus Anda bayar. Jika Anda melepaskan kendali penggajian kepada karyawan atau mempekerjakan seseorang untuk mengambil alih tanggung jawab penggajian, menuliskan prosedur penggajian dapat mempersingkat kurva pembelajaran. Menulis prosedur penggajian juga memastikan hasil yang sama setiap kali penggajian diproses — gaji karyawan yang akurat dan tepat waktu.

1.

Jelaskan bagaimana karyawan mendokumentasikan dan mengirimkan waktu. Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, majikan dapat menggunakan sistem ketepatan waktu apa pun yang diinginkannya - baik itu kartu absen, sistem pelacakan waktu komputer atau yang lainnya. Tuliskan bagaimana karyawan menyampaikan waktu bekerja untuk periode penggajian dan seberapa sering cek penggajian dipotong. Misalnya, jika lembar waktu hard copy diserahkan kepada manajer sumber daya manusia, maka daftarkan ini dalam prosedur sehingga orang yang memproses daftar gaji tahu ini adalah di mana mereka perlu mengambil lembar waktu.

2.

Ikuti tindakan saat Anda menulis. Cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda memasukkan semua langkah yang diperlukan untuk memproses penggajian adalah dengan menulis langkah-langkah saat Anda melakukan tindakan melakukan penggajian.

3.

Tulis cara menghitung upah karyawan. Misalnya, jika bisnis Anda menggunakan program perangkat lunak komputer untuk penggajian, maka tuliskan langkah-langkah yang perlu diambil karyawan untuk memasukkan informasi penggajian ke dalam sistem untuk setiap karyawan.

4.

Diskusikan cara melakukan penyesuaian pembayaran. Jelaskan prosedur yang harus diambil karyawan untuk melakukan penyesuaian upah yang dibayarkan kepada karyawan. Misalnya, jika seorang karyawan mengambil hari libur yang tidak dibayar, jelaskan bagaimana penyesuaian gaji dilakukan untuk mengurangi upah hari kerja dari cek karyawan.

5.

Daftar jadwal pembayaran. Sertakan uraian tentang cek pembayaran frekuensi yang dipotong (mingguan, dua mingguan atau bulanan).

6.

Jelaskan bagaimana cara mencetak cek atau mengirimkan informasi penggajian kepada petugas penggajian. Setelah karyawan memasukkan informasi penggajian ke dalam perangkat lunak komputer atau sistem pelacakan waktu, jelaskan bagaimana cara mencetak cek penggajian atau menyerahkan catatan penggajian ke layanan penggajian yang mencetak cek untuk bisnis.

7.

Menyimpan catatan. Internal Revenue Service menyarankan untuk memelihara catatan pembayaran karyawan, seperti W-2, kartu waktu, laporan pajak, dan catatan penggajian lainnya selama setidaknya tiga tahun. Jelaskan di mana catatan-catatan ini disimpan dan bagaimana karyawan harus menangani pengarsipan catatan-catatan ini atau menyimpan catatan-catatan ini (secara elektronik dan / atau dalam bentuk hard copy).

8.

Minta seorang karyawan untuk menguji instruksi rancangan kasar. Setelah draf pertama langkah-langkah ditulis, minta karyawan untuk mengikuti instruksi untuk melihat apakah mereka memproses daftar gaji dengan benar. Izinkan karyawan untuk memberikan umpan balik pada bidang instruksi yang tidak masuk akal atau mereka memiliki masalah dalam melakukannya.

9.

Tulis langkah terakhir. Menggunakan umpan balik dari karyawan, saring dan sesuaikan prosedur penggajian ke dalam format final.