Pedoman tentang Pembentukan Sistem dan Organisasi Pengadaan

Mendapatkan produk atau layanan dengan biaya terbaik adalah inti dari pengadaan. Sementara pengadaan dapat terjadi dalam skala apa pun, proses pemerintah dan perusahaan seringkali membangun sistem pengadaan. Ketika Anda beroperasi pada skala yang lebih besar, sistem dan organisasi pengadaan membantu menjaga persaingan untuk bisnis lebih adil, memastikan efisiensi biaya dan membantu mengevaluasi risiko.

Penilaian

Saat menetapkan sistem pengadaan dan pedoman organisasi, penting untuk memasukkan metode penilaian menggunakan format terstruktur. Penilaian membantu mengevaluasi sistem pengadaan untuk membuat daftar kelemahan dan kekuatannya sesuai dengan indikator kinerja. Selain itu, mereka membahas kendala sistem pengadaan sehingga tetap kompetitif dan mengikuti prosedur yang benar. Penilaian dapat mencakup proses peramalan, penganggaran, pengidentifikasian informasi yang diperlukan untuk dikumpulkan, pengidentifikasian para pemangku kepentingan untuk kemungkinan wawancara dan pemeriksaan kebijakan dan peraturan.

Prinsip

Pembentukan prinsip-prinsip dalam sistem dan organisasi pengadaan membantu mencegah penipuan dan konspirasi. Prinsip-prinsip yang baik untuk diterapkan mencakup akuntabilitas, transparansi, dan persaingan yang sehat. Akuntabilitas membantu memastikan kepentingan terbaik suatu entitas, dan juga kepentingan mitra bisnisnya, selalu dipertimbangkan. Transparansi melalui tindakan dokumentasi yang tepat membantu menunjukkan bahwa metode pengadaan sudah baik. Persaingan yang sehat membantu memberikan landasan bersama bagi semua peserta lelang sehingga orang tidak dapat memengaruhi hasil pengadaan tanpa menawarkan persyaratan yang menguntungkan. Bisnis dan badan publik mungkin juga ingin memasukkan penggunaan teknologi untuk merampingkan proses pengadaan, serta memberikan kemampuan bagi publik atau pemangku kepentingan untuk memantau proses dan implementasi pengadaan.

Metode

Suatu bisnis harus selalu menyatakan metode pengadaan yang dapat diterima dalam panduannya. Meskipun metode pengadaan yang paling umum adalah penawaran kompetitif, itu juga dapat mencakup pembuatan kontrak langsung, melakukan bisnis berulang dengan entitas yang memenangkan penawaran pengadaan sebelumnya dan berbelanja dengan harga terbaik yang tersedia.

Langkah-langkah Pengadaan

Setelah menetapkan metode pengadaan yang diterima, perusahaan harus membuat daftar langkah-langkah yang tepat untuk mengambil barang atau jasa. Langkah-langkah ini dapat termasuk mengidentifikasi pemasok yang dapat memenuhi persyaratan perusahaan, menghubungi persediaan untuk proposal dan meninjau kebijakan dan praktik calon pemasok. Setelah perusahaan menerima tawaran yang dapat diterima, perusahaan dapat mulai menegosiasikan kontrak untuk memulai proses pemenuhan kontrak. Sistem pengadaan dan pedoman organisasi harus mencakup tonggak pengadaan untuk didokumentasikan, alasan untuk perpanjangan kontrak dan metode pembayaran yang disukai.