Pedoman untuk Tanda Tangan Email

Blok tanda tangan adalah teks yang dihasilkan dan dikirim dengan setiap pesan email keluar. Tanda tangan email adalah peluang untuk memastikan bahwa informasi Anda mudah diakses oleh penerima pesan Anda. Namun, mudah untuk mengaburkan batas antara formal dan informal saat mengirim pesan cepat. Memiliki garis tanda tangan yang dirancang dengan baik dapat membantu Anda menghindari penyajian gambar yang tidak profesional.

Kontak informasi

Sertakan nama, judul, dan informasi kontak Anda di blok tanda tangan Anda. Ketika Anda mengirim email, khususnya untuk tujuan bisnis, penerima harus dapat menyelesaikan surat Anda dan kemudian melihat dengan cepat bagaimana menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut. Sertakan nama, jabatan, nama perusahaan Anda, alamat surat dan nomor telepon Anda dalam informasi kontak Anda.

Situs web

Apakah Anda memiliki situs web pribadi atau halaman di situs web perusahaan Anda? Jika demikian, sertakan alamat di blok tanda tangan Anda. Informasi ini dapat disimpan di bookmark penerima. Saat memasukkan alamat situs web dalam blok tanda tangan, Anda biasanya dapat mengabaikan bagian "// www". Anda cukup menulis "xyzcompany.com." Ini akan menghemat karakter untuk blok tanda tangan karakter terbatas.

Tidak Lebih Dari Enam Baris

Menurut pedoman tanda tangan email Fakultas Hukum Universitas Valparaiso, blok tanda tangan harus dijaga hingga enam baris atau kurang. Meskipun tidak ada "aturan" tentang hal ini dan jumlah garis dapat bervariasi menurut perusahaan atau orang, aturan umum adalah untuk menjaga tanda tangan sesingkat mungkin.

Tanda tangan seragam

University of Colorado Denver mempromosikan email seragam melalui perusahaan atau organisasi. Ini akan memberikan pengakuan merek kepada pelanggan yang melakukan bisnis dengan banyak orang dalam suatu perusahaan. Jika Anda membuat tanda tangan untuk digunakan di tempat kerja Anda, tanyakan atasan Anda apakah ada pedoman untuk tanda tangan email dan minta satu atau dua sampel. Jika Anda membuat tanda tangan untuk keperluan pribadi atau bisnis yang Anda miliki, maka Anda dapat membuat panduan sendiri.

Hindari Kutipan

Hindari menggunakan ucapan atau kutipan pribadi dalam korespondensi bisnis. Apa yang Anda anggap lucu, orang lain mungkin menyinggung, jadi lebih baik berbuat salah di sisi hati-hati dan tidak menambahkan kutipan. Tetap berpegang pada fakta-fakta kontak dasar yang perlu diidentifikasi pembaca Anda dan menghubungi Anda.