Pedoman untuk Mengembangkan RFP

Permintaan proposal memberikan informasi kepada vendor dan pemasok Anda untuk mengajukan proposal dan mengajukan tawaran untuk proyek Anda yang akan datang. Detail penting ketika Anda menulis RFP. Semakin banyak detail, semakin besar kemungkinan satu atau lebih RFP memenuhi kebutuhan Anda. Sebelum Anda mulai menulis RFP Anda, siapkan garis besar dari semua informasi yang Anda butuhkan.

Beberapa Informasi Latar Belakang

Berikan informasi latar belakang tentang perusahaan Anda, termasuk sejarah, produk atau layanan, statistik, kekuatan, kelemahan, dan demografi. Pernyataan tujuan menjelaskan jenis produk atau layanan apa yang dibutuhkan perusahaan Anda dan mengapa. Ikuti dengan informasi tentang tujuan proyek dan jelaskan bagaimana tujuan ini akan memenuhi kebutuhan tertentu di perusahaan Anda. Bagian tentang pemangku kepentingan yang akan mendapat manfaat dari proyek, termasuk ukuran kelompok atau karakteristik khusus, membantu penulis proposal memahami bagaimana proyek cocok dengan pekerjaan yang dilakukan perusahaan Anda.

Apa maumu

Tentukan kiriman yang harus dimasukkan dalam proposal. Meskipun termasuk hasil nyata, seperti 20 workstation baru, adalah penting, jangan lupakan intangible. Hasil kerja juga termasuk harapan Anda mengenai bagaimana produk atau layanan baru akan membantu perusahaan Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda memilih perusahaan untuk menyediakan perangkat lunak khusus, satu hasil mungkin menyatakan bahwa perangkat lunak harus memungkinkan untuk migrasi data tanpa batas dari sistem lama Anda. Jika Anda tidak memiliki hasil yang spesifik dan sedang mencari ide untuk menyelesaikan masalah atau kebutuhan, gunakan bagian ini untuk meminta vendor memberikan solusi mereka sendiri.

Persyaratan Proyek

Vendor membutuhkan informasi sebanyak mungkin untuk memberikan proposal yang akurat. Biarkan mereka tahu kapan Anda mengharapkan proyek dimulai dan selesai, ukuran anggaran Anda, detail penagihan dan insentif atau penalti. Anda juga dapat memasukkan tanggal target untuk penyelesaian setiap fase proyek, menetapkan standar kinerja dan menjelaskan bagaimana Anda akan memantau kemajuan vendor. Menginformasikan vendor tentang persyaratan khusus. Anda mungkin meminta vendor untuk mengikuti jenis praktik perekrutan yang sama dengan perusahaan atau agensi Anda atau mungkin mengharuskan mereka memegang lisensi profesional tertentu.

Kamu adalah Pemenang

Jelaskan apa yang perlu dilakukan vendor untuk mengirimkan proposal di bagian format. Garis besar bagian yang diperlukan sangat membantu, seperti panduan gaya jika Anda memerlukan proposal dalam format atau font tertentu. Berikan informasi mengenai kepada siapa proposal harus diserahkan dan batas waktu untuk proposal. Sebagai bagian dari proposal, Anda dapat meminta perusahaan untuk memberikan rincian latar belakang, seperti sejarah perusahaan, kepala sekolah, referensi, pengalaman dengan proyek serupa dan informasi tentang tim yang akan mengerjakan proyek Anda. Buat bagian kriteria evaluasi untuk memberi tahu vendor bagaimana Anda akan memilih proposal yang menang dan kapan mereka akan diberi tahu jika mereka telah dipilih.