Pedoman untuk Merancang Agenda Rapat

Agenda rapat harus menjadi dokumen yang jelas dan mudah dibaca yang menjabarkan agenda untuk rapat sehingga orang-orang yang menghadiri rapat dapat mengikuti. Anda mungkin tergoda untuk membuatnya menarik secara visual, dengan sejumlah font dan gaya tata letak yang funky; Namun, ini bisa mengganggu dan membingungkan. Pertimbangkan beberapa pedoman profesional ketika merancang agenda rapat Anda berikutnya.

Kosongkan Tata Letak

Tata letak untuk agenda rapat harus jelas dan bebas dari kekacauan. Peserta rapat tidak harus mencari informasi yang diperlukan untuk mengikuti agenda atau mereka harus menavigasi melalui berbagai kotak, gambar dan elemen desain lainnya. Jadikan tata letak sederhana dan bersih. Termasuk banyak ruang putih dan hanya beberapa elemen desain untuk memberikan sedikit bakat.

Informasi Singkat

Agenda bukanlah tempat untuk memberikan informasi terperinci; simpan itu untuk rapat. Sebaliknya, berikan hanya satu atau dua baris tentang subjek yang akan dibahas dalam pertemuan karena agenda hanyalah panduan bagi peserta. Masukkan informasi singkat dalam tata letak dan kemudian izinkan orang yang bertanggung jawab atas item agenda untuk memperluas topik ketika tiba gilirannya untuk berbicara.

Font Sederhana

Anda mungkin tergoda untuk menambahkan pizzazz ke agenda rapat dengan font yang funky. Namun, ini mengurangi fokus dari dokumen, yang merupakan agenda pertemuan. Mungkin sulit bagi sebagian orang untuk membaca. Fon sederhana, seperti Times New Roman, Arial atau Helvetica, digunakan dalam tipe 11 atau 12 poin, merupakan opsi yang efektif untuk agenda pertemuan yang terlihat profesional.

Pertimbangan Tambahan

Sertakan elemen waktu, seperti lima atau 10 menit, untuk setiap item agenda pada dokumen untuk memberikan panduan untuk berapa lama setiap presenter harus berbicara. Pastikan jumlah total menit per item tidak melebihi waktu yang dialokasikan untuk rapat. Juga sertakan nama yang sesuai dari orang yang bertanggung jawab atas item agenda untuk mengurangi kebingungan saat pertemuan berlangsung.