Pedoman untuk Meminta dan Mengadakan Pertemuan

Ikuti panduan untuk meminta dan mengadakan pertemuan untuk memastikannya produktif dan memenuhi tujuannya. Meminta rapat harus dilakukan melalui email atau undangan kalender. Pilih program komputer untuk mengirim undangan, menggunakan perangkat lunak organisasi atau aplikasi umum yang tersedia untuk penerima. Misalnya, Microsoft Outlook, Apple iCal, dan Google Kalender semuanya memiliki opsi untuk mengirim undangan rapat. Undangan harus menyatakan tujuan, waktu, tempat, dan peserta rapat.

Dipersiapkan

Rencanakan pertemuan Anda sebelumnya dengan menguraikan poin dan tujuan utama dalam suatu agenda. Buat selebaran atau presentasi, jika perlu, untuk menyampaikan informasi Anda pada pertemuan itu, menurut Chargris Press. Bawalah salinan selebaran atau presentasi apa pun agar mereka yang diundang dapat mengingat semua informasi terkait. Bawalah buku catatan dan pena. Peserta dalam rapat sering memiliki pertanyaan dan ide. Catat setiap pemikiran yang Anda miliki selama pertemuan untuk ditindaklanjuti dengan pertanyaan, jawaban atau ide di kemudian hari.

Jangan Ganggu

Jika peserta berkomentar atau memiliki pertanyaan, tahan jawaban Anda sampai individu selesai. Pastikan untuk menjawab dengan sopan karena peserta mungkin telah melewatkan atau tidak sepenuhnya memahami sesuatu dari presentasi, menurut Psychology Today. Jawablah pertanyaan dari para peserta yang mengangkat tangan alih-alih mereka yang mengatakan pertanyaan, dan jika ada komentar yang mengalihkan perhatian rapat, arahkan kembali pembicaraan ke tujuan dan topik utama. Karena orang biasanya berada pada jadwal yang ketat, pertahankan rapat di jalur dan akhiri di jalur dan tepat waktu. Sebagian besar rapat tidak boleh berjalan lebih dari satu jam, menurut GovLeaders.org

Jangan Jawab Telepon

Ketika peserta memasuki ruangan, minta mereka untuk membungkam ponsel mereka dan mematikannya sehingga tidak ada yang terganggu selama pertemuan. Gangguan dapat membuat rapat lebih lama dan menerima email atau panggilan saat Anda mencoba menjawab pertanyaan atau memberikan presentasi yang kasar, menurut GovLeaders.org. Walaupun ponsel dan email adalah cara komunikasi yang efektif, mereka tidak efektif saat Anda berbicara dengan sekelompok orang.

Meringkaskan

Akhiri rapat dengan merangkum apa yang Anda ingin orang ambil dari rapat dan buat daftar langkah apa pun yang harus Anda atau peserta lakukan untuk memenuhi tujuan. Jika memungkinkan, setiap peserta harus bertanggung jawab atas sesuatu untuk membantu mencapai tujuan. Jelaskan apa peran masing-masing orang, kapan tugas individu harus diselesaikan dan dengan siapa orang tersebut akan menindaklanjuti, menurut GovLeaders.org.