Aturan Administrasi Kontrak Federal

Pemerintah federal menawarkan banyak peluang yang dirancang untuk dimenangkan oleh bisnis kecil. Namun, bersaing untuk mendapatkan kontrak pemerintah bukan hanya masalah gagalnya respons terhadap permintaan proposal dan berharap yang terbaik. Seperti yang mungkin Anda harapkan dari birokrasi, memenangkan pekerjaan pemerintah membutuhkan pemahaman bagaimana kontrak dikelola dan peraturan apa yang mengikat penerima. Beberapa elemen yang berlaku untuk administrasi kontrak federal adalah modifikasi, pembayaran, spesifikasi dan pemutusan hubungan kerja.

Perubahan sepihak

Pemerintah diizinkan untuk membuat penyesuaian sepihak terhadap kontrak jika perubahan ini termasuk dalam ruang lingkup umum perjanjian. Kontraktor mungkin dapat mengubah harga, jadwal distribusi, dan elemen lain yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Setiap penyesuaian harus berada dalam parameter yang mungkin telah dipertimbangkan oleh para pihak pada saat kontrak dimasukkan. Misalnya, kontrak untuk memberikan dukungan TI mungkin disesuaikan untuk mengubah campuran personel yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemerintah yang berubah, tetapi tidak dapat disesuaikan untuk meminta analis keuangan alih-alih programmer jika itu tidak dalam lingkup asli kontrak.

Syarat pembayaran

Kontrak federal Anda akan merinci bagaimana dan kapan Anda akan dibayar, dan apa yang harus Anda lakukan untuk mengamankan pembayaran itu. Beberapa kontrak dibayar sekaligus saat pengiriman, khususnya untuk kontrak yang lebih kecil. Kontrak lain, seperti untuk dukungan berkelanjutan, dibayarkan setiap bulan. Anda harus mengirimkan faktur dan mendokumentasikan pekerjaan yang dilakukan. Dalam banyak kasus, Anda juga harus menunjukkan bahwa pekerja dibayar dengan upah yang memadai, dan ketentuan lembur sebagaimana berlaku. Dalam perangkat lunak akuntansi Anda, beri label dan dokumentasikan biaya untuk setiap kontrak pemerintah untuk membantu penagihan dan dalam kasus audit atau sengketa tagihan nanti. Beberapa lembaga pemerintah memiliki ketentuan penagihan khusus yang harus dipatuhi. Misalnya, Departemen Pertahanan mengharuskan Anda untuk dapat menagih dan menerima pembayaran secara elektronik, jadi pastikan Anda memiliki kemampuan itu sebelum mengajukan penawaran.

Spesifikasi yang diamanatkan

Permintaan pemerintah untuk proposal biasanya menjabarkan secara rinci produk atau layanan spesifik yang diperlukan. Memahami spesifikasi sangat penting sebelum membuat keputusan untuk mengajukan penawaran, karena Anda bertanggung jawab untuk memenuhi mereka pada saat penghargaan. Banyak RFP mengizinkan periode pertanyaan antara kapan dikirim dan kapan proposal jatuh tempo, jadi jika Anda ragu apa arti agen kontrak dengan persyaratan atau persyaratan pekerjaan tertentu, dapatkan klarifikasi itu. Jika Anda salah menebak, Anda bisa menghentikan kontrak karena kinerjanya yang buruk jika Anda tidak dapat memenuhi harapan itu. Dan jangan melampaui apa yang diminta, berpikir yang akan mengesankan klien. Anda mungkin menemukan diri Anda dalam air panas jika fitur tambahan produk perangkat lunak Anda membuatnya terlalu besar untuk bekerja di sistem agen federal atau tidak bekerja dengan baik dengan produk-produk miliknya.

Pedoman Pengakhiran

Kontrak pemerintah federal menentukan bagaimana kesepakatan dapat diakhiri, jika kinerja atau pemerintah memerlukan surat perintah. Jika itu untuk kinerja, pemerintah harus memberi Anda pemberitahuan untuk memperbaiki masalah atau membuat kasus Anda mengapa penghentian tidak adil. Pemerintah juga dapat mengakhiri kenyamanan, ketika kebutuhannya berubah dan tidak lagi dapat menggunakan apa yang Anda berikan - misalnya, jika dikontrak untuk menyediakan bahan-bahan untuk pasukan di wilayah yang melihat konflik militer berakhir lebih awal dari yang diharapkan. Itu perbedaan utama. Jika pemerintah mengakhiri kontrak karena gagal bayar, pemerintah hanya perlu membayar untuk produk yang diterima dan dapat membebankan biaya kepada Anda jika lebih mahal untuk memenuhi kebutuhan itu di tempat lain. Jika itu untuk kenyamanan, itu harus diselesaikan dengan Anda untuk mengkompensasi pekerjaan yang telah Anda lakukan sejauh ini dan dalam persiapan untuk sisa kontrak yang sekarang dibatalkan.