Cara Menulis Anggaran Konferensi Regional untuk Organisasi Nirlaba

Banyak organisasi nirlaba menggunakan konferensi untuk mengumpulkan dana untuk asosiasi, sementara yang lain melihat konferensi sebagai biaya. Konferensi regional biasanya menarik kerumunan yang lebih kecil daripada yang nasional, sehingga Anda harus merencanakan skala ekonomi yang lebih rendah. Saat membuat anggaran untuk rapat Anda, mengetahui sasaran bottom-line Anda akan membantu Anda merencanakan pengeluaran dan kegiatan pemasaran untuk memenuhi tujuan Anda.

1.

Dapatkan anggaran dari konferensi sebelumnya, serta anggaran kembali setidaknya tiga tahun, jika memungkinkan. Dapatkan salinan semua kontrak untuk setiap konferensi, termasuk tempat, katering, audiovisual, pemasaran, pembicara, dan transportasi. Hubungi organisasi nasional Anda jika Anda seorang kapitel atau kabupaten yang mengadakan konferensi regional dan tanyakan apa keuangan yang memberikan dukungan logistik yang disediakan kantor nasional. Tanyakan apakah Anda memiliki kewajiban finansial untuk menjadi tuan rumah bagi perwakilan nasional atau mempromosikan sponsor.

2.

Tulislah daftar kegiatan yang akan berlangsung di konferensi sebagaimana diamanatkan oleh dewan atau komite konferensi Anda, dan semua biaya yang terkait dengan kegiatan tersebut. Termasuk pesta koktail, perjamuan, turnamen golf atau tenis, ceramah, pertemuan komite, pameran dagang, pasangan dan kegiatan anak-anak dan tarian. Tulis daftar pengeluaran non-aktivitas, seperti penginapan dan perjalanan anggota dewan, pemasaran konferensi, pencetakan buku program, kunjungan lapangan, tempat pendaftaran dan permintaan vendor.

3.

Buat dokumen anggaran induk yang mencantumkan proyeksi penghasilan dan pengeluaran Anda di sebelah kiri halaman. Termasuk sumber pendapatan seperti biaya pendaftaran, biaya kegiatan, iklan buku program, sponsor, stan pameran dagang, peluang pemberian produk dan undian. Buat daftar pengeluaran Anda dengan biaya tetap dan variabel. Misalnya, pengeluaran audio-visual Anda tidak akan berubah dengan nomor registrasi Anda, tetapi biaya makanan dan minuman Anda akan berubah.

4.

Kembangkan anggaran pelarian untuk berbagai bidang konferensi Anda, seperti pendidikan, hiburan, kegiatan, pemasaran, logistik di tempat, dan pameran dagang. Tunjukkan biaya untuk mengelola setiap area. Misalnya, logistik di tempat mungkin termasuk staf meja pendaftaran, walkie-talkie, lencana, perangkat lunak pendaftaran, layanan antar-jemput, dan tas peserta. Anggaran pemasaran harus mencakup semua iklan dan promosi cetak sebelum dan sesudah acara dan digital.

5.

Hubungi pembicara potensial atau organisasi yang mungkin menyediakan pembicara untuk menentukan apakah Anda perlu membayar biaya berbicara dan biaya perjalanan, penginapan, makan dan biaya tak terduga. Hubungi vendor industri yang mungkin menyediakan speaker gratis dengan imbalan paparan di acara Anda. Mintalah sukarelawan dari keanggotaan Anda yang berencana menghadiri acara dengan biaya mereka dan yang merupakan ahli yang berkualifikasi dan pembicara yang berpengalaman.

6.

Buat tiga salinan anggaran Anda sehingga Anda dapat membuat skenario berdasarkan kehadiran rendah, sedang dan tinggi, dan proyeksi pendapatan rendah, sedang dan tinggi. Periksa efek dari tingkat kehadiran yang berbeda dan tentukan di mana Anda perlu memotong pengeluaran atau memiliki kesempatan untuk meningkatkan pengeluaran, berdasarkan tingkat kehadiran dan partisipasi sponsor.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Anggaran sebelumnya
• Kontrak sebelumnya
• Persyaratan organisasi nasional