Etiket dari Resepsionis Kantor Depan

Resepsionis Anda adalah wajah bisnis Anda, kesan pertama yang dimiliki banyak pelanggan. Resepsionis yang baik membuat pengunjung merasa disambut dan nyaman. Apa pun alasan mereka untuk muncul, resepsionis membantu mengatasinya. Beberapa aturan etiket dasar dapat membuat perbedaan.

Berpakaian untuk Pekerjaan

Apa pun aturan Anda untuk pakaian bisnis, resepsionis Anda harus mematuhinya. Apa yang cocok untuk dipakai di kantor depan tergantung pada standar Anda, masyarakat setempat, dan bidang pekerjaan Anda. Seorang pialang saham atau kantor medis mungkin ingin terlihat profesional, tetapi pakaian kasual mungkin dapat diterima di bidang lain.

Salam, Kursi dan Perlakukan

Salah satu firma kepegawaian menyimpulkan tugas resepsionis sebagai "menyapa, duduk, dan memperlakukan."

• Sambut pelanggan, dan tanyakan apa yang mereka butuhkan.
• Jika mereka harus menunggu, undang mereka untuk duduk.
• Menawarkan makanan ringan dan kopi gratis, atau mengarahkannya ke mesin penjual otomatis, tergantung pada pengaturan kantor Anda.
• Berikan instruksi pada lokasi kamar mandi jika diperlukan.

Ini rutinitas yang sederhana, tetapi memberi pengunjung kantor perasaan bahwa mereka disambut.

Pentingnya Etiket Telepon

Resepsionis juga menangani panggilan telepon, dan sopan santun telepon juga penting untuk bisnis Anda. Nada resepsionis harus ceria dan ramah. Bagian utama dari etiket telepon hanya mendengarkan pelanggan, bahkan jika pelanggan memiliki pesan panjang atau bertele-tele. Resepsionis harus menuliskan angka dan informasi penting lainnya yang disediakan pelanggan, periksa kembali apakah catatan sudah benar dan ajukan pertanyaan jika perlu.

Telepon Vs. Menghadapi Waktu

Tidak dapat dihindari bahwa cepat atau lambat resepsionis Anda harus berurusan dengan seseorang di kantor Anda dan orang lain di telepon. Sebagai aturan, yang terbaik adalah berurusan dengan orang yang ada dalam daging dan kemudian orang di telepon. Jika resepsionis harus meminta salah satu pihak untuk menunggu, mereka harus melakukannya dengan sopan, bukan seolah-olah itu gangguan. Resepsionis dapat bertanya kepada orang di telepon apakah mereka lebih suka menelepon kembali jika mereka tidak ingin menahannya. Jika kantor cukup sibuk sehingga pelanggan berbaris atau panggilan telepon tetap dikirim, mungkin sudah waktunya menambahkan resepsionis kedua.

Menangani Masalah Pelanggan

Anda memerlukan resepsionis yang dapat menangani pelanggan bermasalah yang sesekali - klien yang tidak puas yang menginginkan pengembalian, atau yang hanya marah atau gugup. Resepsionis yang terlatih mendengarkan apa yang pelanggan katakan, mengungkapkan simpati, dan memperbaiki masalah, jika memungkinkan. Kadang-kadang hanya mengulangi apa yang dikatakan seseorang ("Jadi Anda tidak berpikir perangkat lunak kami berfungsi seperti yang kami janjikan?") Membuat pelanggan merasa mereka didengarkan. Jika masalah mengharuskan seseorang yang lebih tinggi dalam rantai komando, resepsionis harus dengan lancar memberikan pelanggan kepada seseorang yang dapat menyelesaikan masalah.